lunes, abril 03, 2017

5 charlas TED que mejorarán tu inteligencia emocional

Estas charlas te inspirarán a pensar de manera diferente acerca de ti mismo y de los demás.

Por Justin Bariso, Fundador de Insight




La inteligencia emocional es más que un hashtag de tendencias. El término describe un concepto extremadamente importante: la capacidad de una persona para reconocer sus propias emociones las de otras personas, para comprender el poderoso efecto de estas emociones y para usar esa información para guiar el pensamiento y el comportamiento. Esta cualidad mejora en gran medida los esfuerzos para lograr el éxito en muchas áreas de la vida.

Entonces, ¿cómo desarrollar la inteligencia emocional? Como con cualquier habilidad, uno debe estudiar y practicar. Aquí hay 5 charlas TED que ayudarán a aumentar la conciencia de sí mismo y comenzar a apuntar las áreas de mejora.

1. Kelly McGonigal: Cómo hacer que el estrés de su amigo.

En esta charla abierta y honesta, la psicóloga Kelly McGonigal admite un cambio fundamental en su pensamiento en relación con el estrés. Ella cuenta que durante años enseñó a otros lo que suena como una teoría completamente razonable: El estrés hace enfermar a la gente.

Pero luego comparte la investigación que le hizo pensar diferente: El estrés sólo puede ser malo para usted si usted cree que es malo para usted. McGonigal nos anima a ver el estrés como algo positivo, y nos introduce en los beneficios resultantes al hacerlo. Ella también nos enseña cómo alcanzar a los demás - ya sea cuando estamos bajo estrés o cuando son - ayuda a construir la resiliencia.



2. Arianna Huffington: ¿Cómo tener éxito? Consiga más sueño.

Uno debe saber que la Sra. Huffington es co-fundador y redactor jefe de Huffington Post, así como autora y empresaria consumada. En cuatro minutos convincentes (y muy graciosos) comparte una experiencia personal que llevó a un descubrimiento personal. Al hacerlo, nos urge a echar un vistazo más de cerca a los beneficios de descansar lo suficiente - y da un nuevo significado a la frase "dormir su camino a la cima".



3. Laura Trice: El poder de decir gracias.

Hay pocas frases en el idioma Inglés que coincidan con el poder de estas dos palabras: Thank you (gracias). En una charla sencilla (pero profunda) de tres minutos, la Dra. Laura Trice comparte con nosotros el potencial de esas dos palabras para cambiar las relaciones, junto con las razones por las que no escuchamos la frase tan a menudo como deberíamos y por qué No debe tener miedo de pedir a alguien que lo diga.



4. Daniel Goleman: ¿Por qué no somos más compasivos?

Daniel Goleman es un psicólogo y autor galardonado que contribuyó en gran medida a la popularidad de la Inteligencia Emocional a través de su libro best-seller de 1995 Emotional Intelligence. Al mezclar brillantemente la investigación científica y absorber anécdotas, Goleman profundiza en la cuestión del tema con entusiasmo. Al hacerlo, nos inspira a pensar en la sociedad que hemos creado, lo que influye en nuestra perspectiva y cómo podemos hacerlo mejor (su historia concluyente es reveladora, por decir lo menos).



5. Mandy Len Catron: Enamorarse es la parte fácil.

Casi no incluyo este, pero al final no me pude resistir. Es cierto, el título no puede hablar a una audiencia de empresarios y propietarios de negocios. Pero las ideas que la Sra. Catron proporciona van mucho más lejos que encontrar amor romántico. Al explorar las diferencias entre la caída y la permanencia en el amor, la Sra. Catron enseña lecciones importantes acerca de cómo llegar a conocer a los demás en un nivel más profundo.

Aún más importante, plantea preguntas pensativas que cada uno de nosotros haría bien en meditar. Cuando lo hacemos, se nos recuerda lo que se necesita para mantener nuestras relaciones más importantes. Tras la reflexión, nos damos cuenta de que el desarrollo de la inteligencia emocional no puede ser fácil - pero definitivamente vale la pena.



Medio: Inc.com

domingo, abril 02, 2017

Arquitecto TI ¿Qué es? ¿Qué hace?

Existen muchos artículos sobre los Arquitectos TI que explican que son y que rol deben cumplir en las organizaciones, sin embargo no son pocos los que terminan sesgados a una tecnología y/o framework en particular. Entonces, lo que quiero exponer a continuación son algunas reflexiones sobre lo que significa ser un Arquitecto TI.



¿Qué es un Arquitecto TI?

Es la persona, individuo o miembro de un equipo, responsable de poner la tecnología al servicio de la empresa para ayudarla a conseguir los objetivos establecidos. No solo es un profesional con mucha experiencia en el desarrollo de software y en la puesta en marcha de la infraestructura necesaria. Además, debe dominar la técnica y los atributos de calidad que permitan garantizar el correcto funcionamiento de la tecnología, tanto en el corto como en el largo plazo. Como si lo anterior no fuera poco, debe contar con una serie de habilidad blandas, entre ellas el ser capaz de tratar a las personas e influir en el éxito de los cambios.

Bastante retador ¿no es así?

¿Cuáles son los tipos de Arquitectos TI?

En general, los Arquitectos TI se pueden dividir en 3 grandes grupos según su especialización:
  1. Arquitecto Empresarial: es el único rol o especialización que puede ser categorizado como independiente a la tecnología a utilizar. Para verlo en perspectiva, sería equivalente a un arquitecto de ciudades.
  2. Arquitecto de Soluciones: más orientado a un servicio/sistema que se va a realizar y como éste, encaja con el resto de servicios/sistemas. Por ejemplo, sería la construcción de un edificio, con varios pisos que tendrán diferentes uso (ej. tiendas, oficinas y viviendas) y como se conectará con los servicios públicos (luz, agua, etc.) cumpliendo con los requerimientos de cada espacio.
  3. Arquitecto Técnico: es un perfil más especializado en el tipo de tarea a realizar. Por ejemplo, Arquitecto de Desarrollo de Software o Arquitecto de Infraestructura.
Como se imaginarán, todos los roles son imprescindibles para un proyecto TI.

Para terminar, les recomiendo un par de artículos sobre este tema:

"What it Takes to be Great in the rol of Enterprise Architect" de Dana Bredemeyer.

"What It Takes to Be a Great Enterprise Architect" de John Maynen.

sábado, abril 01, 2017

Resumen de libro "Organízate con eficacia"



Autor: David Allen

El arte de la productividad sin estrés


Introducción

Puede darse la circunstancia de que una persona tenga una cantidad abrumadora de cosas que hacer y que, aun así, funcione de manera productiva con la cabeza despejada y la sensación óptima de controlar tranquilamente lo que está haciendo. Esta es una manera fantástica de vivir y trabajar, en unos niveles elevados de efectividad y eficiencia. En esas ocasiones, lo que estás haciendo es exactamente lo que deberías estar haciendo, teniendo en cuenta todos tus compromisos e intereses.

No obstante, en este nuevo milenio ha surgido una paradoja: las personas tienen una calidad de vida mejor, pero al mismo tiempo están aumentando sus niveles de estrés al aceptar encargarse de más cosas de las que les permiten sus recursos. Casi todas las personas que conozco tienen al menos media docena de cosas que pretenden conseguir y, aunque dispusieran del resto de sus vidas para intentarlo, no serían capaces de terminarlas a la perfección.

Estamos muy necesitados de métodos, tecnologías y hábitos laborales nuevos que nos ayuden a controlar nuestro mundo. La buena noticia es que existe una manera de controlarlo todo, seguir relajado y hacer cosas importantes con un mínimo esfuerzo en todo el espectro de tu vida y tu trabajo. Una manera por la que puedes experimentar lo que los expertos en artes marciales llaman una “mente como el agua”, y los atletas de alto rendimiento, “la zona”.

Si estás muy lejos de ese estado y sientes que estás tenso, descentrado, aburrido y atascado, ahí es donde la metodología de Organízate con eficacia tendrá mayor incidencia en tu vida, al enseñarte a recuperar una mente como el agua y hacer que todos tus recursos y facultades funcionen al máximo nivel.

Este libro te motivará para que levantes el nivel de exigencia en cuanto al grado de presión que estarás dispuesto a tolerar, sabiendo que dispones de las técnicas para reducirlo.

¿Qué es el GTD?

El método Organízate con eficacia (en inglés GTD o Getting Things Done) es un proceso en cinco pasos para dominar el arte de ocuparse relajada y controladamente de las cosas. Con independencia del entorno en el que nos encontremos, cuando nos ocupamos de nuestra vida y nuestro trabajo y de sus permanentes cambios pasamos por cinco etapas:
  1. Capturamos aquello que nos llama la atención;
  2. clarificamos lo que significa cada cosa y lo que tenemos que hacer con ellas;
  3. organizamos los resultados, que nos plantean las opciones sobre las que
  4. reflexionamos y entre las que decidimos para
  5. actuar.
Por ejemplo, si has previsto preparar una cena para unos amigos, pero llegas a casa y te encuentras la cocina hecha un completo desastre, ¿cómo lo solucionas? Para empezar, identificas todas las cosas que están fuera de su sitio (capturar); a continuación, decides qué cosas conservar y cuáles tirar (clarificar); acto seguido, pones las cosas donde tienen que estar: en el frigorífico, en la basura o en el fregadero (organizar); luego consultas tu libro de recetas y compruebas los ingredientes y utensilios que tienes (reflexionar); y, por último, pones aceite en la sartén para que se caliente (actuar).

En principio, el método es bastante sencillo, y en general así es como afrontamos todo nuestro trabajo, aunque mi experiencia me dice que la mayoría de las personas pueden mejorar notablemente su manejo de cada uno de los cinco pasos. La calidad de nuestra gestión del flujo de trabajo es tan buena como la del eslabón más débil de esta cadena de cinco pasos, así que todos los eslabones deben estar integrados y apoyados por unas normas coherentes, es decir, un método.

He descubierto que una de las principales razones para que muchas personas no hayan tenido mucho éxito a la hora de organizarse se debe, simplemente, a que han intentado hacer los cinco pasos a la vez. Verás que es muy útil, cuando no esencial, separar estas fases a medida que avanza el día. En mi trabajo, hay veces que solo quiero recopilar los asuntos pendientes y, por el momento, no decidir qué hacer con ellos; en otras ocasiones, puede que únicamente desee procesar las notas tomadas en una reunión; o quizá acabe de regresar de un viaje largo y necesite distribuir y organizar lo que he traído en mi cartera. Y, como es evidente, la mayor parte del tiempo lo invierto simplemente en hacer algo que sé que tengo que hacer.

Los recientes descubrimientos en el campo de la ciencia cognitiva llegan a la conclusión de que cuando utilizas tu memoria como sistema de organización (como sigue haciendo la mayoría de la gente), tu mente acaba abrumada y se vuelve incompetente, porque le estás exigiendo que realice un trabajo intenso para el que no está debidamente equipada. La mente es fantástica para tener ideas creativas sobre lo que tiene justo delante y ha de evaluar, pero es un desastre para recordar. Por ejemplo, puedes echarle un vistazo al calendario de hoy y al cabo de unos segundos tener una idea coherente del día que te espera. Pero lo pasarías fatal si intentaras recordar todo lo que tienes que hacer en los próximos catorce días recurriendo exclusivamente a la memoria.

El método Organízate con eficacia busca precisamente “sacarse” todo de la cabeza para poder gestionarlo mejor. Dicho de otra forma, los cinco pasos de GTD harán que no tengas que pensar demasiado en qué tienes que pensar. Veamos a continuación en detalle cada uno de los pasos.

1- Capturar


Muchas de las cosas que tienes que hacer se están acumulando mientras lees esto. Es probable que estés recibiendo algunos paquetes y cartas en tu trabajo o que varios correos electrónicos o mensajes de voz acaben de entrar en tus dispositivos digitales. Incluso es posible que esta mañana hayas tenido una idea estupenda para mejorar tu trabajo. Todas estas cosas son asuntos que necesitan algún tipo de solución, un ciclo que hay que cerrar o algo que hay que hacer.

Para gestionar este inventario de ciclos abiertos de manera adecuada, tienes que capturarlo en “contenedores” o “marcadores de posición” que guarden los temas en suspenso hasta que tengas un rato para decidir qué son y qué vas a hacer con ellos. En la primera fase del método GTD, Capturar, te aseguras de que todo lo que necesitas esté reunido en otra parte que no sea tu cabeza.

Se pueden utilizar diversos tipos de herramientas, tanto de alta tecnología como de tecnología poco avanzada, para recoger todos tus asuntos pendientes: una bandeja de entrada física, utensilios de anotación en soporte papel, dispositivos de grabación de audio, programas de correo electrónico o mensajería de texto. Sean o no de alta tecnología, todas sirven por igual como bandejas de entrada que capturan información, compromisos e ideas importantes para tu vida laboral o personal.

Cada ciclo abierto debe estar en tu sistema de captura y fuera de tu cabeza. Si eres de los que piensan: “Bueno, sé lo que hay en este montón de cosas encima de mi mesa, y ahí es donde quiero dejarlo”, reflexiona un momento y piensa que eso es precisamente lo que no te ha funcionado antes. No he conocido a nadie que siguiera la regla básica de capturar todos sus asuntos abiertos en una bandeja de entrada que al terminar de hacerlo no sintiera un tremendo alivio.

Una vez que estés convencido de haber recopilado todas las cosas físicas de tu entorno que es necesario procesar deberás recopilar el resto de cosas que posiblemente estén ocupando un espacio en tu cabeza. Mi consejo es que escribas cada idea o cada proyecto en hojas por separado. También podrías hacer una lista en una libreta o en alguna aplicación informática, pero dado que después procesarás cada elemento de forma independiente, en realidad es más eficaz hacerlo en hojas separadas.

Muchas personas (incluso las que optan por la alta tecnología), en cuanto se dan cuenta del valor de anotar un sencillo pensamiento en una simple hoja, han terminado por convertirlo en parte de su método de gestión personal continua. Es esencial darles a tus pensamientos potencialmente importantes el mérito que se merecen.

Ten el menor número de lugares de captura. Deberías tener tantas bandejas de entrada como necesites, pero las menos posibles para poder arreglártelas. Necesitarás tener esta actividad de captura a tu disposición en todos los contextos, puesto que las cosas que precisas capturar pueden aparecer prácticamente en cualquier parte. Sin embargo, si tienes demasiadas zonas de recogida, no podrás procesarlas con facilidad ni coherencia.

Aplicar las herramientas y procedimientos estándares para capturar las ideas y las entradas irá adquiriendo paulatinamente más importancia a medida que tu vida y tu trabajo se vayan complicando. Conforme avances en tu carrera profesional, por ejemplo, seguramente advertirás que tus mejores ideas sobre el trabajo no las tendrás en tu despacho. La capacidad para hacer uso de esas ideas con unos buenos dispositivos de recopilación siempre disponibles será clave para que controles tu mundo.
Lo que no debes hacer es dejarte atrapar por las cosas una a una, tratando de decidir esto o aquello. La clarificación (fase 2 del método GTD) requiere una actitud diferente que la captura (fase 1); lo mejor es hacer cada cosa por separado. El objetivo del proceso de captura es el de meter todo en entradas, lo más deprisa posible, de modo que estés debidamente protegido y con “las líneas de combate” dispuestas.

Existen razones muy prácticas para recopilarlo todo antes de que empieces a procesarlo: es útil tener una idea del volumen de los asuntos que tienes que manejar; te permite saber dónde se encuentra el “final del túnel”, y cuando estás clarificando y organizando, no quieres distraerte con una masa amorfa de asuntos que puedan andar por ahí en algún lado. Una vez que tienes todas las cosas que requieren de tu atención reunidas en un solo lugar, estarás automáticamente operando desde un estado de enfoque y control.

Si no vacías y procesas los “asuntos” que has recopilado, tus herramientas no están sirviendo para otra función que la de almacenar material amorfo. Ese es el objetivo de la siguiente fase: clarificar.

2- Clarificar


Enseñar a la gente a ir paso a paso como medio necesario para que vacíen sus recipientes de recopilación es quizá mi mayor contribución a la mejora de la situación de prácticamente todas las personas con las que he trabajado. Cuando la directora de un importante departamento de una multinacional hubo terminado de procesar conmigo todos sus asuntos pendientes, se retrepó asombrada en su silla y me confesó que jamás se había sentido tan aliviada. Las acciones e información que necesitaba que se le recordaran estaban ahora identificadas y confiadas a un sistema concreto.

¿Qué es lo que necesitas preguntarte (y contestarte) en relación con cada correo electrónico, mensaje de texto, correo de voz, informe, página de notas de reuniones o ideas propias que se cruza en tu camino? En la fase de Clarificar son tres las preguntas que tienes que hacerte:
  1. ¿Qué es este asunto que tengo en mi bandeja de entrada?
  2. ¿Requiere alguna acción concreta?
  3. ¿Cuál es la siguiente acción?
Si contestas de forma adecuada estas preguntas habrás iniciado con éxito tu sistema de organización personal, ya que habrás capturado y procesado TODOS tus asuntos y proyectos. Existe una gran diferencia entre clarificar las cosas en el momento en que aparecen o hacerlo cuando los asuntos nos explotan en las manos y derivan en una crisis.

Estas tres preguntas las puedes ver reflejadas en el “tronco” del diagrama de árbol de decisiones que se muestra a continuación:



¿Qué es esto? No es una pregunta tonta. He tenido la oportunidad de desenterrar pilas de papeles colocados en estanterías y cajones que habían sido arrojados allí porque el cliente no había dedicado unos segundos para decidir sobre qué versaba realmente ese o aquel documento o mensaje. Y esta es la razón de que la siguiente pregunta sea fundamental:

¿Es accionable (requiere acción)? Para esto hay dos respuestas posibles: sí y no.
No requiere acción. Si la respuesta es no, se abren tres posibilidades:
  1. Es basura y ya no es necesario.
  2. No requiere acción ahora, pero tal vez sea necesario hacer algo después (incubar).
  3. Es información que puede ser útil para algo más adelante (referencia).
Estas tres categorías pueden gestionarse por sí mismas; trataremos de ello en la fase de “Organizar”. Por el momento, baste decir que necesitas una papelera y una tecla de “Suprimir” para la basura, un calendario o archivo de “seguimiento” para el material que se esté incubando y un buen sistema de archivo para guardar la información de referencia.

Sí requiere acción. Sí a la pregunta “¿Es accionable (requiere acción)?” has contestado que sí, estás en disposición de plantearte la tercera cuestión de la fase de “clarificar”: ¿cuál es la siguiente acción?
Sobre cada elemento que requiere una acción hay que determinar dos aspectos:
  1. ¿Es un proyecto o un resultado al que te has comprometido?
  2. La siguiente acción que implica un asunto concreto, ¿te llevará realizarla más o menos de dos minutos?
Si se trata de un proyecto tienes que capturar ese resultado en una lista denominada “proyectos”. Ese será el primer gran paso que te recordará que tienes un ciclo abierto hasta que esté terminado. Si no se trata de un proyecto hay tres posibilidades:
  1. Hacerla. Si realizar una acción supone menos de dos minutos, debería hacerse en cuanto se defina.
  2. Delegarla. Si la acción dura más de dos minutos, pregúntate: “¿Soy la persona adecuada para hacer esto?”. Si la respuesta es no, delégala en la instancia correcta.
  3. Diferirla. Si la acción se prolonga más de dos minutos y eres la persona adecuada para hacerla, tendrás que diferir su ejecución y seguirle la pista en una o más listas de “Acciones siguientes”.
Como ves, a la hora de clasificar todos tus asuntos se te plantean ocho posibilidades. En la tercera fase del GDT, Organizar, aprenderás a cómo organizar cada una de estas posibilidades.

3- Organizar


La tercera fase del método GDT, Organizar, deriva de la de clarificación. Como respuesta a cada una de las preguntas de la fase anterior hemos visto que hay ocho posibilidades o categorías distintas de recordatorios y materiales:
  1. Basura.
  2. Incubar: una lista de Algún día/Tal vez.
  3. Material de referencia.
  4. Una lista de “en espera”.
  5. Calendario de acciones e información.
  6. Listas de acciones siguientes.
  7. Lista de proyectos.
  8. Listas de verificación.
Juntas, estas ocho categorías conforman tu sistema para organizar todo lo que esté en tu bandeja de entrada o se le pueda agregar en el futuro. Es importante señalar que cada una de estas ocho categorías debe tener algún tipo de contenedor físico o digital, como una lista (a excepción de la papelera que, obviamente, no entra en el concepto de lista).

Cuando hablo de “listas”, me refiero concretamente a algún conjunto de recordatorios revisables, los cuales podrían ser listas hechas en las hojas de una agenda, en algún programa informático o incluso unas carpetas que contengan las distintas hojas de papel de cada asunto.

Tener en funcionamiento un sistema de organización integral y sin fisuras te confiere un poder tremendo, porque permite que tu mente se libere de los pensamientos de escaso valor y se centre en lo importante. No obstante, tu sistema de organización no es algo estático. Puede evolucionar a medida que compruebes que has puesto todo en el lugar que más te conviene.

Estar organizado significa ni más ni menos que el lugar que ocupan las cosas cuadre con lo que significan para ti (de ahí la importancia de la fase 2, Clarificar). Si decides que quieres guardar algo como referencia y lo pones donde tiene que estar tu material de referencia, eso es estar organizado; si crees que necesitas un recordatorio para una llamada que tienes que hacer, siempre que lo pongas donde quieres que estén los recordatorios de las llamadas, estarás organizado.

A continuación, describiremos una a una las ocho categorías para organizarte con eficacia.

1- Es basura. Ya no es necesario. Tira, destruye o recicla cualquier cosa que no tenga en potencia ninguna acción o valor de referencia futura. Si dejas que estas cosas se mezclen con las demás categorías, estarás socavando gravemente el sistema y tu lucidez para percibir el entorno.
El universo digital plantea oportunidades y dificultades en relación con la decisión de lo que hay que guardar frente a lo que hay que tirar. La buena noticia es que el espacio de almacenamiento en los ordenadores y en la nube y las potentes funciones de búsqueda parecen mejorar permanentemente. La mala es que esto puede promover el archivado indiscriminado y la confusión sobre la ubicación de las cosas. Así que la clave estriba en revisar y expurgar la información obsoleta, además de un filtrado más concienzudo desde el principio mientras procesas tus entradas.

2- La lista Algún día/ Tal vez. Si todavía no la has hecho, mi consejo es que elabores una lista Algún día/Tal vez en tu sistema de organización. Luego siéntete libre para llenar esta lista con todas las cosas con las que no quieres comprometerte en este momento o durante los próximos meses.

Ejemplos:
  • Cosas que comprar o construir para tu hogar.
  • Aficiones que emprender.
  • Talentos que adquirir.
  • Viajes que hacer.
  • Organizaciones a las que contribuir.
Es muy probable que descubras que simplemente tener la lista y empezar a llenarla provoque que se te ocurran todo tipo de ideas creativas. Además, puede que sientas un interés especial por montones de cosas que podrías hacer, y recopilarlas en esta lista puede ser divertido. Por poner algunos ejemplos:
  • Comida: recetas, menús, restaurantes, vinos.
  • Hijos: cosas para hacer con ellos.
  • Libros que leer.
  • Películas que ver.
  • Ideas para regalos.
  • Sitios en la red que explorar.
  • Viajes de fin de semana que hacer.
Sea como fuere, esta es otra gran razón para tener un sistema de organización que haga fácil la captura de cosas que pueden añadir valor, variedad e interés a tu vida, y que lo haga sin obstruir tu mente y espacio de trabajo con asuntos inconclusos y dudosos. Pero ten en cuenta que el valor de la lista Algún día/Tal vez desaparece si no vuelves a poner tu atención en cada elemento con cierta regularidad.

Aparte de las listas, tu calendario puede ser un lugar muy útil para incluir los recordatorios de las cosas que podrías considerar hacer en el futuro. Una de las maneras más creativas de utilizar el calendario es la de introducir lo que quieres eliminar de tu pensamiento y volver a estudiarlo en algún momento posterior. Piensa en el calendario como una red de seguridad en la que puedes confiar en que en el futuro le prestarás al asunto la atención que se merece.

3- Material de referencia. En el frenesí de la vida diaria, si archivar algo no resulta fácil y rápido, te limitarás a apilarlo o acumularlo en la bandeja de entrada en vez de organizarlo. Y la consecuencia será que se hará mucho más dificultoso mantener las cosas procesadas, porque lo apilarás todo en montones o lo meterás en cajones sin más.

El problema psicológico que se le plantea a la mayoría de la gente con todos sus “asuntos” es que siguen siendo asuntos, esto es, que no ha decidido lo que requiere una acción y lo que no. En cuanto hayas establecido una diferencia clara entre qué es cada cosa, lo que quede como material de referencia no debería tener asociada ninguna demanda ni acción incompleta: es solo tu biblioteca, y tu única decisión al respecto es la de la dimensión que quieres que tenga.

En cuanto a las entradas digitales que quieras guardar como referencia, se plantean multitud de opciones. Si se trata simplemente de un correo electrónico que quieres conservar para poder recuperarlo más tarde, te sugiero que utilices las carpetas de almacenamiento que suelen estar disponibles en las aplicaciones de correo electrónico. Muchas personas dejan estos correos electrónicos que no requieren acción en la sección de “recibidos”, que utilizan como una especie de archivador difuso, lo que ocasiona graves atascos en el sistema. Por consiguiente, no dudes en “arrastrar” los emails que consideres como referencia a la carpeta adecuada.

En cuanto a los documentos, archivos adjuntos, textos y gráficos que haya en tu correo electrónico y que podrías querer guardar, tendrás que crear tus propios métodos de archivado. En la actualidad, existen muchas aplicaciones eficaces de almacenamiento de documentos en la nube, además de programas de organización y anotación accesibles desde multitud de dispositivos. Experimenta, personaliza y modifica tus bibliotecas digitales en función de lo que te dé mejores resultados.

4- Hazlo ahora. Si la acción siguiente se puede hacer en dos minutos o menos, hazla en cuanto veas un asunto por primera vez. Si necesitas treinta segundos para leer el correo electrónico y contestar afirmativa o negativamente u otra cosa al remitente, hazlo ya. Si puedes echarle una ojeada a ese catálogo en solo un minuto o dos para ver si pudiera haber algo interesante, échale un vistazo y luego tíralo, dale curso o toma la referencia que se necesite.

La lógica de la regla de los dos minutos estriba en que ese es más o menos el momento a partir del cual empieza a necesitarse más tiempo para almacenar y seguir un asunto que para ocuparse de él la primera vez que cae en nuestras manos; en otras palabras, es el límite temporal más allá del cual se pierde la eficacia. Si la cosa no es lo bastante importante para que se haga, deshazte de ella. Y si lo es y vas a terminar haciéndola de una u otra manera, debería tenerse en cuanta el factor de la eficacia.
La realidad es que te encanta hacer cosas, siempre que a cambio obtengas la sensación de que has terminado algo. Si has empezado a llevar a cabo las acciones que duran menos de dos minutos en cuanto te salen al camino, estoy seguro de que puedes dar testimonio del beneficio psicológico que eso entraña. La mayoría de mis clientes se sienten de maravilla tras un par de horas de procesar sus montones, simplemente por la cantidad de cosas que han llevado a cabo utilizando la regla de los dos minutos.

5- Delegar. Si la acción siguiente te va a llevar más de dos minutos, hazte la siguiente pregunta: “¿Soy la personas más idónea para hacer esto?”. Si no lo eres, derívala a la persona adecuada.
La delegación no tiene siempre un sentido descendente, de manera que puedes decir: “Esto tiene que ir al Servicio al Cliente” o “Mi jefe tiene que echarle un vistazo a esta siguiente acción” o bien “Necesito que mi socio me dé su opinión al respecto”.

El correo electrónico suele ser la manera más rápida de delegar asuntos; no solo proporciona un registro electrónico, sino que permite que el destinatario se ocupe del asunto a su conveniencia. Pero recuerda que si delegas una acción en otra persona y te preocupa si va a haber algún resultado, tendrás que hacer un seguimiento. Como veremos a continuación, una de las categorías importantes que hay que gestionar es la de la lista En espera.

Para muchas personas, en especial para aquellas que ocupan puestos directivos o de supervisión, contar con este inventario de compromisos no cumplidos que les preocupa que los demás capturen, actualicen, completen y revisen supone un alivio tremendo, además de mejorar su concentración para seguir adelante.

6- Acciones siguientes. Es probable que la mayoría de las acciones siguientes que decidas para las cosas que están en la bandeja de entrada sean las que tengas que hacer tú y lleven más de dos minutos. Estas acciones tienen que ser anotadas en algún lugar y luego ser organizadas en las categorías adecuadas para que puedas acceder a ellas cuando lo necesites.

Puedes distribuir los recordatorios de las acciones siguientes en una carpeta, un calendario, en listas o en un sistema de correo electrónico. Cualquiera de ellas es una buena opción, siempre que, cuando sea necesario, revises igualmente todas las categorías a las que has confiado tus recordatorios. Lo que no quieres es que las cosas merodeen por lo más recóndito de tus sistemas y no sean utilizadas para el fin previsto: recordarte algo.

Acciones que deben constar en tu calendario. A efectos organizativos hay dos clases esenciales de acciones: aquellas que deben realizarse en un día concreto o una hora determinada, y aquellas otras que tienes que llevar a cabo lo antes posible, compaginándolo con los demás asuntos del calendario.
Muchas personas, a causa quizá de viejos hábitos de hacer listas de tareas diarias, anotan en el calendario las acciones que creen que les gustaría tener hechas en una fecha determinada, pero que en realidad es posible que no lo estén y tengan entonces que ser aplazadas al día siguiente. Refrena este impulso. Tienes que confiar en tu calendario como algo sagrado que refleja con exactitud tus compromisos diarios, lo que realmente tienes que terminar ese día.

Casi seguro que al menos a unas cuantas de las siguientes listas habituales para las acciones siguientes les encontrarás utilidad:
  • Llamadas.
  • En el ordenador.
  • Recados.
  • En la oficina (asuntos diversos).
  • En casa.
  • Leer/revisar.
Algunas cosas son en sí mismas los mejores recordatorios del trabajo que hay que hacer. A todas luces sería un exceso escribir “Revisar revista Vogue” en alguna lista de acciones, cuando simplemente podrías colocar la propia revista en la bandeja Leer/revisar para que sirviera de recordatorio. Otro ejemplo: si todavía sigues pagando facturas en papel, probablemente encuentres más fácil ocuparte de las facturas pagándolas todas al mismo tiempo, así que guárdalas en una carpeta o bandeja rotulada “Facturas para pagar”.

No obstante, este planteamiento puede entrañar algún peligro si no pones delante de ti esas “Facturas para pagar” con la asiduidad requerida. Tenerlos “organizados” sin más no es suficiente para quitarte los asuntos de la cabeza; también tienes que estar seguro de que los revisarás y tratarás de la manera adecuada.

La gestión del flujo de trabajo basado en el correo electrónico. Al igual que algunos materiales en soporte papel, los correos electrónicos que requieren una acción a veces son por sí mismos sus mejores recordatorios, en este caso dentro del propio sistema de correo electrónico en lugar de anotar o distribuir las acciones que contengan en otra lista.

A muchas personas les ha resultado útil crear dos o tres carpetas exclusivas en las barras del navegador de su programa de correo para guardar aquellos mensajes que requieran una acción. Estos emails estarán organizados fuera del área de “recibidos” propiamente dicha (que es donde la mayoría de las personas suelen guardarlos).

Si ocurre que por la vida que llevas rara vez te tienes que enfrentar a cada momento a un pantallazo de correos sin tratar, es posible que guardarlos allí a modo de recordatorio de tu trabajo en curso sea suficiente. Pero en cuanto el volumen se expanda a algo que no puedas ver de un vistazo, entonces es mucho más lógico organizarlos fuera del área de “recibidos”. Todos los sistemas de correo electrónico modernos te permiten trasladar un email a cualquiera de estas carpetas que te hayas creado, con lo que, de nuevo, la tecnología puede estar al servicio de tu proceso de gestión personal.
Por ejemplo, la carpeta “1- Muy urgente” contendrá aquellos correos electrónicos sobre los que tienes que hacer algo en breve. Otra titulada “2- En espera” puede ser utilizada para asuntos a los que tienes que seguirles la pista. Una carpeta llamada “3- Facturas” podría contener las facturas o recibos que te envían por correo electrónico, de tal forma que sea sencillo procesarlos una vez al mes o cuando lo requiera tu contabilidad.

El método descrito te permitirá sacar todos los mensajes de la bandeja de entrada, lo cual supondrá una enorme ayuda para la claridad y control de tu trabajo cotidiano. En consecuencia, vas a recuperar tu “bandeja de entrada” como lo que es: un “contenedor” que te avisa oportunamente de que tienes que procesar algo sin tener que reconsiderarlo todo cada vez que eches un vistazo a la pantalla.
Reitero que vaciar las “entradas” no significa que hayas hecho todo el trabajo; significa tan solo que has borrado lo que podías borrar, has archivado lo que querías guardar pero que no requiere ninguna acción, has realizado las tareas de menos de dos minutos y has trasladado a tus carpetas de recordatorios todas las cosas que estás esperando y la totalidad de los correos electrónicos que requieren una acción. Ahora ya puedes abrir tus carpetas y revisar los mensajes a los cuales has decidido dedicarles tiempo. ¿No es más fácil identificarse con este proceso que buscar a tientas por múltiples pantallazos, temiendo permanentemente que se te pueda escapar algo que acabará causándote un problema?

7- Lista de proyectos. Defino “proyecto” como cualquier resultado deseado que exija una acción de más de un paso. El razonamiento en el que se apoya mi definición es que, si un paso no completa algo, entonces es necesario dejar algún tipo de marca que te recuerde que aún queda algo pendiente de hacer. Si careces de un lugar o marcador de posición que te lo recuerde, el asunto volverá sigilosamente a tu cabeza. Ejemplos de proyectos:
  • Contratar a nuevo empleado.
  • Acabar oferta nuevo producto.
  • Aprender nuevo software de CRM.
  • Contratar publicista.
  • Plantar jardín en primavera.
  • Fijar programa conferencias para el próximo año.
En un principio, los proyectos no necesitan aparecer en un orden determinado por tamaño o prioridad; solo tienen que estar en una lista de referencia para que puedas revisarlos con la suficiente regularidad, a fin de asegurarte de que se han fijado las acciones siguientes adecuadas para cada uno de ellos. Cuando se haya llevado a cabo el número suficiente de acciones siguientes, se habrá generado una situación que coincida lo bastante con el resultado que imaginaste en un principio para que puedas declararlo como “hecho”.

Una de las goteras más importantes en la productividad que he visto en algunas organizaciones ha sido con los proyectos a largo plazo. Largo plazo no significa Algún día/Tal vez, sino simplemente “más acciones siguientes hasta su conclusión” y no “no necesito decidir las acciones siguientes porque la hora de la verdad queda muy lejos; ya lo haré más adelante”.

Cuando consideras que alguna cosa es un problema, a diferencia de algo que tienes que aceptar sin más conforme está la situación, estás dando por sentado que hay una solución potencial. Eso es un proyecto. “Estudiar la posibilidad de mejorar la relación de Frederick con su colegio” o “Resolver la situación con el mantenimiento del edificio” son la clase de proyectos muy reales que podrías resistirte a definir como tales. Cuando los pongas en palabras, los anotes en tu lista y crees la acción siguiente para ellos, te sorprenderás a ti mismo con un nuevo nivel de elegancia en el juego de la productividad sin estrés.

También podrías haber considerado algunas cosas que te gustaría aprender o experimentar para ampliar tu desarrollo personal o profesional. Es muy posible que muchos de estos proyectos “quizá me gustaría” encajasen perfectamente en tu lista Algún día/Tal vez. Pero a medida que vayas familiarizándote con la eficacia de GTD, deberás aprovechar la metodología para incorporar con más rapidez a tu vida nuevas experiencias interesantes y útiles, definiendo los resultados que esperas de ellos en la lista Proyectos.

Todavía me queda por descubrir una herramienta de gestión de proyectos perfecta. La diversidad de aplicaciones que pretenden servir para esa función suelen ser o demasiado potentes (con gráficos de Gantt y cientos de funcionalidades) o excesivamente simplistas. Por mi parte, para la mayoría de los proyectos utilizo una herramienta de mapas mentales que por un lado me permite centrarme en la lluvia de ideas y, por otro, capturar las ideas fortuitas ad hoc sobre los proyectos a medida que se me ocurren. También uso un simple procesador de textos que permite la creación de títulos y subtítulos con un nivel de detalle para un proyecto extenso o limitado. El secreto estriba en sentirte cómodo y utilizar una herramienta que entiendas y que no te lleve demasiado tiempo de aprendizaje.

8- Listas de verificación. Hace muchos años Alfred North Whitehead observó con contundencia lo siguiente: “La civilización avanza ampliando el número de operaciones importantes que podemos realizar sin pensar en ellas”. Las listas de verificación o checklists constituyen la versión abreviada de esa gran observación: siempre que tengas que pensar sobre algo, por ejemplo “Al final de este año, quiero/tengo que...” o “Antes de dar una charla, tengo que...” deberías confiar esas labores a una “mente externa”.

A fin de desatar tu pensamiento creativo, he aquí una lista de algunos de los temas para una lista de verificación que he visto y utilizado a lo largo de los años:
  • Áreas fundamentales de responsabilidad en el trabajo.
  • Programa de ejercicios de resistencia muscular.
  • Todo lo que hay que llevar o hacer antes de un viaje.
  • Todo lo que hay que revisar o actualizar semanalmente.
  • Cartera de clientes prioritarios.
  • Personas con las que mantener el contacto.
  • Frases de motivación.
Asegúrate de tener un sitio de fácil acceso para poner una nueva lista que también sea atractivo y hasta divertido de manejar (una agenda de anillas o una aplicación informática que sea fácil de consultar). Utilizadas adecuadamente, las listas de verificación pueden suponer una ventaja tremenda para mejorar la productividad personal y aliviar la presión mental.

Si ya has capturado todo lo que represente un ciclo abierto en tu vida y tu trabajo, clarificado y procesado cada uno de esos elementos en cuanto a lo que significan para ti y las acciones que necesitan, y organizado los resultados en un sistema integral que contenga una visión de conjunto completa y actualizada de todos tus proyectos —grandes y pequeños— presentes y para algún día, entonces estás preparado para el siguiente paso de la implantación en el arte de la productividad libre de estrés: el proceso de reflexión.

4- Reflexionar


El propósito de todo este método de gestión del flujo de trabajo no es el de dejar que tu cerebro se relaje sin más, sino antes bien permitirle que sea libre de experimentar una actividad más elegante, productiva y creativa. Para alcanzar esa libertad, tienes que estar seguro de que estás haciendo lo que tienes que estar haciendo y que no pasa nada por que no estés haciendo lo que no estás haciendo. A través de la Revisión semanal tienes que revisar tu sistema regularmente, reflexionar sobre sus contenidos y mantenerlo actualizado y funcional, todo ello condiciones indispensables para alcanzar ese estado de claridad y estabilidad.

El torbellino de actividad diaria que todos tenemos es justamente lo que hace tan valiosa la Revisión semanal, ya que incorpora al sistema un momento para capturar, reevaluar y volver a procesar que nos permite conservar el equilibro. Hacer este reagrupamiento necesario es simplemente imposible mientras tratas de hacer el trabajo cotidiano.

Cuanto más completo sea tu sistema de gestión del tiempo, más confiarás en él; y cuanto más confíes en él, mayor será tu motivación para mantenerlo. La Revisión semanal es la llave maestra para mantener ese patrón. Por otra parte, te permitirá ser más creativo, ya que de forma natural generarás ideas y perspectivas que aumentarán el valor de tu pensamiento sobre la vida y el trabajo. Y es que somos seres creativos por naturaleza, pero el desafío no está en ser creativos, sino en eliminar las barreras que impiden el flujo natural de nuestras energías.

Piensa en esto: ¿qué es lo que haces una semana antes de irte de vacaciones? Pues que resuelves, cierras, clarificas, organizas y renegocias tus compromisos contigo mismo y con los demás. Y haces esto para poderte relajar y disfrutar de tu tiempo libre sin tener nada más en tu cabeza. Así pues, te sugiero que hagas esto todas las semanas, y no anualmente, de manera que puedas trasladar esta especie de “vivir el momento” a tu vida cotidiana.

5- Actuar


Si has capturado, clarificado, organizado y reflexionado sobre todos tus compromisos actuales es el momento de tomar decisiones sobre lo que hay que hacer. Imagina que es viernes a las 15.22, ¿cómo decides qué hacer en ese preciso instante? Puedes aplicar cuatro criterios y por este orden: contexto, tiempo disponible, energía disponible y prioridad.

Contexto. En cualquier momento, lo primero que hay que considerar es qué podrías hacer, dónde estás y de qué herramientas dispones. ¿Tienes un teléfono? ¿Tienes acceso a la persona con la que tienes que hablar personalmente sobre ciertos asuntos? ¿Estás en la tienda donde tienes que comprar algo? Si no puedes realizar la acción porque no te encuentras en el lugar adecuado o careces de las herramientas adecuadas, no te preocupes del asunto.

Por esta razón suele ser provechoso organizar tus recordatorios de acciones por entornos: Llamadas, En casa, En el ordenador, Recados, Agenda con Joe, etcétera. Puesto que el contexto es el primer criterio que interviene en la mejor decisión que puedes tomar sobre las acciones, las listas ordenadas por entorno evitan replanteamientos innecesarios sobre lo que hay que hacer.

Tiempo disponible. El segundo factor para decidir una acción es la cantidad de tiempo del que dispones antes de que tengas que hacer otra cosa. Si tu reunión empieza dentro de diez minutos, lo más probable es que selecciones una acción de ejecución inmediata distinta a la que escogerías si tuvieras las dos horas siguientes despejadas.

Energía disponible. Aunque ocasionalmente puedas aumentar tu nivel de energía cambiando de contexto y desviando tu atención, eso solo lo puedes hacer de manera limitada. El final de un día agotador probablemente no sea el mejor momento para llamar a un posible cliente o abordar una cuestión delicada con tu jefe. Quizá lo mejor fuera simplemente limpiar un cajón de tu mesa.
Mi consejo a este respecto es que mantengas siempre un inventario de cosas que haya que hacer y que exijan una escasa actividad mental o creativa, de manera que, cuando te encuentres en uno de esos estados de bajón energético, las lleves a cabo.

Prioridad. En función de tu contexto, tiempo y energía disponibles, ¿cuál, entre tus acciones pendientes de escoger, te reportará el mayor beneficio? Estás en el despacho con un teléfono y un ordenador, dispones de una hora y tu energía es de 7 en una escala de 10. ¿Deberías devolverle la llamada a ese cliente, trabajar en la propuesta, procesar tus correos electrónicos? Tu propia intuición te dará la respuesta.

Conclusión

No ser consciente de todo lo que tienes que hacer se parece mucho a tener una tarjeta de crédito de la que ignoras el saldo y el límite: es mucho más fácil quedarse en números rojos. Pero cuando has adquirido las habilidades y hábitos de procesar las entradas con rapidez en un sistema definido con rigor hasta el punto de convertirse en tu propia “sala de control”, se hace mucho más fácil confiar en las propias decisiones sobre lo que hay que hacer en cada momento. Cuando empiezas a hacer que ocurran cosas, empiezas a creer que eres capaz de hacer que sucedan. Y eso es lo que hace que sucedan las cosas.


Resumen del libro "Reinicia"

Autores: J. Fried y D. H. Hansson
Amazon: https://www.amazon.com/Reinicia-Gesti%C3%B3n-del-conocimiento-Spanish-ebook/dp/B01B6172E8/ref=sr_1_1?s=books&ie=UTF8&qid=1491107860&sr=1-1&keywords=reinicia

Consejos para emprendedores de los fundadores de la empresa de software 37signals

Bestseller en The New York Times

Introducción

Hay una nueva realidad. Hoy todo el mundo puede montar una empresa. Las herramientas que antes estaban fuera de nuestro alcance hoy son accesibles para todos. Tecnologías que costaban fortunas ahora se compran por casi nada o son incluso gratuitas. Una persona puede hacer el trabajo de dos o tres y, en ocasiones, el de todo un departamento. Cantidad de proyectos que hace unos años eran imposibles actualmente son fáciles de llevar a cabo.
No es necesario que trabajes todas las horas del mundo para lograr que tu proyecto funcione. Una jornada semanal de entre 10 y 40 horas es suficiente. No necesitas jugarte todos los ahorros de tu vida o entramparte hasta las cejas. Empezar un negocio y, al mismo tiempo, seguir con tu trabajo habitual puede aportarte los ingresos que necesitas. Ni siquiera precisas una oficina. Hoy en día puedes trabajar desde casa o colaborar con gente que no has visto en tu vida y que viven a miles de kilómetros de distancia. Ha llegado la hora de “reiniciar” el concepto de trabajo. Empecemos.

Reinicia

Prescinde del mundo real. “Eso jamás funcionaría en el mundo real…”: esto es lo que te contestan siempre cuando planteas una idea novedosa. Si rascas un poco descubrirás que los habitantes del “mundo real” son pesimistas; esperan que los conceptos nuevos fracasen y están convencidos de que la sociedad no está preparada ni es capaz de transformarse. Y lo que es peor, quieren llevarnos a todos a su tumba. Si eres una persona optimista y ambiciosa intentarán convencerte de que tus ideas son imposibles. Dirán que estás perdiendo el tiempo. No les hagas caso. Ese mundo quizá sea real para ellos, pero tú no tienes por qué vivir en él.
Nosotros lo sabemos porque nuestra empresa, 37signals, suspende el examen de ese mundo real en todos los aspectos. En el mundo real no se puede tener más de una docena de empleados repartidos en ocho ciudades diferentes en dos continentes distintos. En el mundo real no se pueden conseguir millones de clientes sin contar con un solo vendedor o sin hacer publicidad. En el mundo real no puedes compartir con los demás tu receta para el éxito. Pero nosotros hemos hecho todas esas cosas y, a pesar de todo, hemos prosperado. Ese mundo real no es un lugar, es una excusa; es una justificación para no intentarlo: no tiene nada que ver contigo.
Planificar es conjeturar. La planificación a largo plazo en un negocio es una fantasía (a no ser que tú seas una pitonisa), por la sencilla razón de que hay demasiados factores fuera de tu alcance: las condiciones del mercado, los competidores, los clientes, la economía, etc. Trazar un plan te hará creer que puedes decidir sobre cosas que están más allá de tu control.  
En el momento en el que conviertes tus conjeturas en planes estás entrando en un territorio peligroso. Cuando planificas, es el pasado el que guía el futuro. Los planes son como anteojeras. “Vamos hacia allí porque, bueno, dijimos que era allí donde íbamos...”. Y ahí radica el problema: los planes no son compatibles con la improvisación. Y tienes que ser capaz de improvisar. Tienes que ser capaz de aprovechar todas las oportunidades que se presenten en el camino. En ocasiones tienes que decir: “Tomamos una nueva dirección porque eso es lo coherente hoy”.
Las circunstancias en las que trazas los planes a largo plazo tampoco son las adecuadas. Cuando estás haciendo algo dispones de mucha información, pero no antes de ponerte a ello. Y, sin embargo, ¿cuándo se establece un plan? Por lo general, antes de empezar, es decir, precisamente el peor momento para tomar cualquier decisión importante. Esto no quiere decir que no tengas que reflexionar acerca del futuro o anticiparte a cómo reaccionarás ante problemas futuros. Se trata de un ejercicio válido. Simplemente, no te sientas obligado a escribirlo ni te obsesiones con ello.
¿Crecer, por qué? La gente nos suele preguntar: “¿Qué dimensión tiene vuestra empresa?”. Normalmente se trata de una conversación sin trascendencia. Pero siempre se espera algo trascendente. Cuanto más grande sea el número, más impresionante, profesional y poderoso pensarán que eres. “¡Vaya, estupendo!”, dirán si tienes más de cien empleados. Pero si eres pequeño te responderán con un: “Oh... qué bien”. La primera reacción es un cumplido, la segunda es una mera fórmula para parecer educado.  
¿Por qué reaccionan así? ¿Por qué tienen que ir siempre juntos el crecimiento y los negocios? ¿Por qué la expansión tiene que ser el objetivo? ¿Qué hace que crecer sea tan atractivo, más allá del propio ego? ¿Qué tiene de malo buscar el tamaño ideal y quedarse ahí?
Ser pequeño no es simplemente un peldaño transitorio. Ser pequeño puede ser en sí mismo una meta excelente. Ser una empresa pequeña no tiene que acomplejarte. Cualquiera que dirija un negocio con futuro y rentable, sea grande o pequeño, debería sentirse orgulloso de ello.
Empieza por tu casa. La forma más fácil y directa para desarrollar un gran producto o servicio es hacer algo que tú desees utilizar. Esto te permite diseñar lo que realmente conoces y determinar inmediatamente si lo que estás haciendo vale para algo o no.  
En 37signals desarrollamos productos que nosotros necesitamos para nuestra propia empresa. Por ejemplo, buscábamos un sistema para saber con quién habíamos hablado, qué habíamos dicho y cuándo teníamos que hacer un seguimiento. Así que desarrollamos Highrise, nuestro software de gestión de contactos. No hubo necesidad de organizar focus groups, estudios de mercado, o buscar intermediarios. Teníamos una necesidad en casa y la solucionamos.
Lo mejor de esta filosofía de “empezar por la propia casa” es que te permite enamorarte de lo que haces. Conoces de una manera muy íntima tanto el problema como su solución. No hay nada mejor que eso. Al fin y al cabo, te pasarás —¡ojalá!— muchos años trabajando en lo mismo; así que, mejor que realmente signifique algo para ti.
Arranca con algo. Todos tenemos ese amigo que va diciendo: “Yo tuve la idea de eBay. ¡Si la hubiera desarrollado, ahora sería millonario!”. Ese tipo de argumentación es patético e iluso. Tener la idea de eBay no tiene nada que ver con ir y crear eBay. Lo que importa es lo que haces, no lo que piensas o planeas.  
Stanley Kubrick daba el siguiente consejo a los aspirantes a director: “Toma una cámara y un rollo de película y graba algo, lo que sea”. Kubrick sabía que, cuando eres novato, necesitas empezar a crear. Lo más importante es comenzar. Así que toma la cámara y empieza a grabar.
Las ideas son baratas y las hay a cientos. La idea original de un negocio es una parte tan pequeña de este que casi no cuenta. La parte crucial es el cómo se ejecuta.
Traza una raya en la arena. La manera de atraer seguidores es tener una posición muy clara. Te señalarán y te defenderán. Y harán correr la voz, más lejos y con más fuerza que cualquier campaña de publicidad.  
Pero las convicciones fuertes tienen un precio. Algunas personas te rechazarán. Te acusarán de ser arrogante y antipático. Así es la vida. Por cada persona que te admire, habrá otra que te deteste. Si lo que dices no molesta a nadie, probablemente es porque no estás poniendo toda la carne en el asador. (Y probablemente también porque estás resultando aburrido).
A nosotros mucha gente nos detesta porque nuestros productos hacen menos cosas que los de la competencia. Se sienten ofendidos cuando nos negamos a incorporar sus pequeñas aplicaciones. Pero nosotros estamos tan orgullosos de lo que nuestros productos no hacen como de lo que hacen. Nuestros diseños son sencillos porque creemos que la mayoría de los programas de software son demasiado complejos: demasiadas posibilidades, demasiados botones, demasiada confusión. Nosotros desarrollamos software que va en el sentido contrario. Si lo que hacemos nosotros no le va bien a todo el mundo, no pasa nada. Mientras haya clientes a los que les encante lo que hacemos, estamos dispuestos a perder otros. Esta es nuestra raya en la arena.
Cuando no tienes claro en lo que crees, todo deriva en una controversia. Todo es discutible. Por el contrario, cuando tienes las ideas claras, las decisiones son fáciles. Por ejemplo, Whole Foods se concentra exclusivamente en vender productos naturales y orgánicos de la mejor calidad posible. No necesitan perder el tiempo para decidir una y otra vez lo que encaja y lo que no. Nadie se plantea: “¿Deberíamos incorporar este producto que tiene aditivos artificiales?”. No hay discusión. La respuesta está clara. Esta es la razón por la que allí no encontrarás una Coca-Cola o unos Snickers.
Saca partido de tus limitaciones. “No tengo suficiente tiempo/dinero/personal/experiencia”. Deja de quejarte. Menos es más. Las limitaciones son ventajas debajo de un disfraz. Unos recursos limitados te obligan a apañarte con lo que tienes. No hay margen para el despilfarro y eso te obliga a ser creativo.  
Los escritores se imponen limitaciones para potenciar su creatividad todo el tiempo. Shakespeare disfrutaba con las limitaciones de los sonetos (un poema lírico de catorce versos en pentámetro yámbico con un esquema rítmico específico). Los haikus y los limericks también presentan reglas muy estrictas que consiguen buenos resultados creativos. Escritores como Ernest Hemingway y Raymond Carver comprobaron que si se imponían a sí mismos el uso de un lenguaje simple y claro, acababan consiguiendo un impacto mayor. Así que, antes de quejarte de “no tener suficiente lo que sea”, imagina lo lejos que se puede llegar con lo que tienes.
Es mejor una mitad única que una unidad a medias. Puedes acabar por transformar un conjunto de magníficas ideas en un mal producto si intentas aplicarlas todas al mismo tiempo. Sencillamente, no serás capaz de tirar adelante con todo lo que quieres hacer y, además, hacerlo bien. Tienes unos recursos, un tiempo, una capacidad y una atención limitados. Ya es suficientemente duro hacer solo una cosa bien. ¿Intentar hacer diez bien al mismo tiempo? Olvídalo. Tendrás que sacrificar alguna de tus ideas brillantes por el bien del resultado final. Reduce tus ambiciones a la mitad. Es mejor una mitad única que una unidad a medias. Además, muchas de tus fantásticas ideas ya no te lo parecerán cuando tengas un poco más de perspectiva. Y, al fin y al cabo, si son tan fantásticas, siempre podrás desarrollarlas más tarde. Muchas cosas mejoran a medida que se hacen más breves.
Tomar una decisión es avanzar. A medida que las vas posponiendo, las decisiones se van apilando. Y esas pilas acaban en el olvido, se tratan a toda prisa o sencillamente se tiran a la basura. En consecuencia, los problemas que dependen de ellas se quedan sin resolver. Siempre que puedas, sustituye “vamos a pensárnoslo” por “decidámoslo”. Comprométete a tomar decisiones. No esperes a que llegue la solución perfecta. Decide y sigue avanzando. Independientemente de todo lo que planifiques, siempre habrá algo que salga mal. No empeores aún más las cosas analizando y retrasándolo todo antes incluso de ponerte en marcha.
Los proyectos a largo plazo minan la moral. Cuanto más tiempo se necesita para el desarrollo de un proyecto, menos posibilidades de ponerse en marcha tiene. Toma decisiones, avanza y ofrece algo ahora, mientras tengas la motivación y la fuerza para hacerlo.
Concéntrate en lo que no cambiará. Muchas empresas solo piensan en la próxima gran innovación. Se obsesionan con lo que se lleva y es novedoso, siguen las últimas tendencias y los últimos cambios tecnológicos. Se trata de una apuesta equivocada: te concentras en lo que está de moda en lugar de en lo que es realmente sustancial. Fijas tu atención en cosas que están permanentemente cambiando en lugar de en aquellas que permanecen.
Los fabricantes de coches japoneses se concentran en principios esenciales que no cambian con el tiempo: confianza, buenos precios y sentido práctico. La gente apreciaba estos beneficios hace treinta años, los aprecia hoy y continuará apreciándolos dentro de treinta años. Recuerda, la moda es pasajera. Cuando pones el énfasis en cualidades permanentes, estás incorporando características que nunca pasan.
El arte está en tus manos. A cierta gente le resulta tentador obsesionarse con las herramientas en lugar del uso que quieren darles. Muchos golfistas aficionados están convencidos de que necesitan palos muy caros; pero lo que importa es el swing, no los palos. Deja que Tiger Woods se enfrente a ti con unos palos baratos y verás que te derrota igual.  
En el mundo de la empresa demasiada gente se obsesiona con las herramientas, las soluciones de software, los problemas de ampliación de sistemas, oficinas elegantes, muebles de lujo o cualquier otro tipo de frivolidades, en lugar de con lo que importa de verdad. Y lo que realmente importa es cómo conseguir clientes y ganar dinero.
Usa lo que ya tengas a mano o lo que puedas conseguir por poco dinero. Y ponte en marcha. El equipo no es lo relevante. Lo relevante es sacarle el máximo partido a lo que tengas. Tu arte está en tus manos.
¡Lanza ya! Si tuvieras que arrancar tu negocio en dos semanas, ¿qué dejarías para más tarde? Es curioso cómo una pregunta como esta te obliga a concentrar tus energías. De pronto te das cuenta de que hay cantidad de cosas que no necesitas. Cuando te impones una fecha límite ganas en claridad. Es la mejor manera de que aflore el instinto que te dice: “Eso no es necesario”.  
Camper, una marca de zapatos, abrió una tienda en San Francisco antes de que las obras estuvieran finalizadas y la llamaron Walk in Progress. Los clientes podían pintar en las paredes de la tienda. Camper exponía sus zapatos en listones de madera apoyados sobre cajas. El mensaje que los clientes escribieron más veces en las paredes fue: “Conservad la tienda tal cual”.
No se trata tampoco de rebajar la calidad. Recuerda que quieres ofrecer un producto excelente. Este enfoque se limita a recalcar que la mejor forma de arrancar es corregir mediante la repetición. Deja de imaginar qué es lo que funcionará y descúbrelo en la realidad.
Vale con lo simplemente correcto. Mucha gente se dedica a resolver problemas mediante soluciones complicadas. Es cierto que ejercitar tus neuronas puede entusiasmarte y, en ese estado mental, empiezas a buscar nuevos retos que también te hagan subir la adrenalina, independientemente de si se trata de una buena idea o no.  
Tenemos una propuesta mejor: busca una solución tipo judo, capaz de aportar una eficacia máxima con un esfuerzo mínimo. Los problemas son negociables. Pongamos por caso que tu reto es obtener una panorámica a vista de pájaro. Una forma de lograrlo es escalar el Everest. Este sería el planteamiento ambicioso. Pero también podrías, sencillamente, subir en ascensor al último piso de un rascacielos: esta sería la solución tipo judo. Normalmente los problemas se pueden resolver con soluciones sencillas, mundanas. Este planteamiento quizá no te reporte muchas alabanzas, pero sí te permitirá avanzar.
El rápido gana. A nadie le gusta encallarse en un proyecto sin fin que carece de una meta. Permanecer en las trincheras durante nueve meses y al final no ser capaz de mostrar nada resulta mortal. Acaba quemándote. Para poder conservar el ímpetu, mantén la costumbre de ir acumulando pequeñas victorias por el camino. Incluso un pequeño avance puede darte un buen empujón.  
Cuanto más tiempo necesites para lograr algo, menos probable es que lo consigas. La ilusión se genera cuando haces algo y se lo ofreces a tus clientes. Planificar la carta de un restaurante durante todo un año es muy aburrido. Presentar la nueva carta, preparar los platos y escuchar las impresiones de los demás es realmente extraordinario. Así que no esperes demasiado, perderás la chispa si lo haces.
Si no tienes otra alternativa que trabajar en proyectos a largo plazo, intenta dedicar un día a la semana (o cada dos semanas) a ganar pequeñas victorias que te generen ilusión. Esas pequeñas victorias te permitirán celebrar y compartir buenas noticias. Y necesitas recibir buenas noticias de forma regular.
No seas un héroe. Muchas veces es mejor ser un desertor que un héroe. Por ejemplo, pongamos que tú creías que una tarea se podía hacer en dos horas. Pero cuando ya llevas cuatro horas con ella, te das cuenta de que solo has conseguido completar una cuarta parte. Lo más natural es pensar: “No puedo dejarlo, ¡ya he empleado cuatro horas!”. Y de esta forma te transformas en un héroe. Estás absolutamente decidido a conseguir que funcione (y sientes un poco de vergüenza porque todavía no lo has conseguido). Así que coges tu caballo y te aíslas del mundo.
Algunas veces ese esfuerzo enorme funciona. Pero ¿merece la pena? Probablemente no. Esa tarea valía la pena cuando pensabas que implicaba dos horas de trabajo, no dieciséis. En esas dieciséis horas podrías haber hecho un montón de cosas. Además, decidiste aislarte y no recibir comentarios de nadie, y esto puede agravar aún más tu situación. Incluso los héroes necesitan a veces una mirada exterior, alguien que les haga aterrizar.
Nosotros hemos sufrido este problema de primera mano, así que decidimos que, si alguna tarea nos exige más de dos semanas, necesitamos incorporar a otra persona ajena al proyecto para que dé su opinión. Quizá no se implique en el trabajo, pero puede hacer un análisis rápido y ofrecer sus comentarios.
Algunas veces tenemos la solución que buscamos delante de los ojos, pero no la vemos. Recuerda que la mejor alternativa puede ser abandonar la tarea. La gente suele asociar automáticamente el abandono con el fracaso, pero a veces es exactamente eso lo que deberás hacer. Si ya has invertido demasiado tiempo en algo que no vale la pena, déjalo. Nunca podrás recuperar ese tiempo. La peor opción que tienes es seguir malgastando tu tiempo.
Toma decisiones pequeñas. Las grandes decisiones son difíciles de tomar y de corregir más adelante. Una vez que hemos optado por algo, lo normal es seguir pensando que hemos acertado, incluso si no es verdad. Perdemos la objetividad.  
Es muy difícil cambiar de opinión cuando está en juego el ego y el orgullo. El deseo de no quedar mal aplasta la voluntad de dar un giro necesario. Y luego aparece la inercia; cuanto más empeño hemos puesto para apuntar en una determinada dirección, más difícil es corregir el tiro.
En su lugar, es mejor ir optando por alternativas que, en realidad, sean temporales. Cuando tomas decisiones pequeñas no puedes cometer grandes errores. También implican que te puedes permitir cambiar de opinión. El precio de equivocarse no es muy alto. Lo arreglas, esto es todo.
Tomar pequeñas decisiones no quiere decir que no tengas grandes ideas y planes importantes. Simplemente significa que piensas que el mejor modo de conseguir grandes cosas es ir tomando pequeñas decisiones, una detrás de otra.
Ben Saunders explicaba que, durante su travesía en solitario por el Polo Norte (31 maratones seguidos, 72 días), la “gran decisión” se le presentaba como algo tan imponente que en su día a día se limitaba a decisiones del tipo: “Llegar a aquel trozo de hielo que está a unos metros”.
Este es el tipo de objetivos próximos que conviene tener. Objetivos que puedas conquistar y que te ayuden a avanzar. Podrás decir: “¡Lo conseguimos, buen trabajo!”, y luego seguir con el siguiente. Esto es mucho mejor que cualquier objetivo fantástico que nunca alcanzarás.
Menos (que la competencia) es más. Siempre se ha dicho que para derrotar a la competencia tienes que superarla. Si ellos tienen cuatro aplicaciones, tú necesitas cinco (o quince o treinta). Si ellos gastan 20 000 dólares, tú debes gastar 30 000. Si tienen 50 empleados, tú necesitas 100.  
Esta mentalidad de escalada tipo guerra fría ya no es válida. Cuando entras en una carrera de armamentos te enfrentas a una batalla sin fin que te acaba costando una enorme cantidad de dinero, tiempo y energía. Y te obliga a estar constantemente a la defensiva. Las empresas que están en esta postura son incapaces de mirar hacia delante, se limitan a mirar atrás. No lideran, simplemente siguen a alguien.
¿Qué hacer entonces? Haz menos que tus competidores y los vencerás. Soluciona los problemas sencillos y deja los problemas peliagudos, feos y difíciles para ellos. En lugar de dar un paso más, da un paso menos.
No te avergüences de que tu producto o servicio haga menos cosas que los demás. Destácalo. Siéntete orgulloso de ello. Véndelo con convencimiento, igual que tus competidores venden su interminable (y muchas veces inútil) lista de prestaciones.
Di no por defecto. Resulta fácil decir que sí: sí a otra aplicación, sí a una fecha exageradamente optimista, sí a un diseño mediocre. En poco tiempo, el montón de cosas que has aceptado crece tanto que no te deja ver lo que realmente deberías estar haciendo.  
Adquiere el hábito de decir no, incluso a muchas de tus mejores ideas. Utiliza el poder del no para aclarar tus prioridades. En pocas ocasiones te arrepentirás de haber dicho que no. Pero muchas veces te acabarás arrepintiendo por haber dicho que sí. La gente suele evitar el no porque la perspectiva de un enfrentamiento le incomoda. Pero la alternativa es mucho peor. Las cosas se demoran, se complican y acabas trabajando con planteamientos en los que no crees.
Tampoco te creas eso de que “el cliente siempre tiene la razón”. Pongamos que eres un cocinero. Si muchos de tus clientes insisten en que cocinas con demasiada sal o con demasiada poca, hazles caso. Pero si unos cuantos esnobs te dicen que deberías poner bananas en tu lasaña, les tendrás que decir que no, y no hay nada malo en ello. No vale la pena tener contentos a unos cuantos clientes bocazas si eso implica destrozar el producto para el resto.
Tu objetivo es que tú estés contento con tu producto. Tú eres el que realmente tiene que creer en él por encima de todo. Y podrás decir: “Creo que te encantará, porque a mí me encanta”.
Valora la oscuridad. Todavía nadie te conoce. Aprovecha ahora para cometer errores sin que se entere todo el mundo. Sigue afinando lo que estás haciendo. Ajusta los defectos. Prueba cosas nuevas. Nadie te conoce todavía así que no pasa nada si metes la pata. El anonimato protege tu ego y mantiene la confianza en ti mismo.  
Los montajes de Broadway son un buen ejemplo de cómo se prueban las nuevas ideas primero en escenarios reducidos. Las compañías hacen por costumbre una función de prueba en una ciudad pequeña antes de estrenar en Nueva York. Realizar un ensayo fuera de la ciudad da la oportunidad a los actores de actuar frente al público antes de que la función se estrene ante los implacables críticos y los líderes de opinión.
Esos primeros días de anonimato son los que añorarás más adelante, cuando estés bajo los focos; son justo el momento de asumir riesgos sin preocuparse de pasar vergüenza.
Enseña más que tu competencia. La mayoría de las empresas se centran en vender o en atender a sus clientes, pero educarlos no suele entrar en sus planes.  
Etsy, una tienda de venta de artesanías en Internet, organiza talleres para emprendedores que enseñan cómo mejorar su gestión y su promoción a las personas que venden a través del sitio web. Gary Vaynerchuck, propietario de una tienda de vino, educa online a la gente sobre el mundo del vino a través de WineLibraryTV, y decenas de miles de personas lo siguen cada día.
Enseña y crearás un vínculo imposible de conseguir con las tácticas tradicionales de marketing. Las grandes empresas pueden contratar los anuncios más caros; tú no puedes. Pero tú te puedes permitir dar formación y eso es algo que ellos jamás harán, porque están obsesionados con el secretismo.
A nadie le gustan las flores de plástico. No tengas miedo de mostrar tus defectos. La imperfección es real y la gente reacciona ante lo real. Por eso nos gustan las flores naturales, aunque acaben marchitándose, y no las de plástico, que parecen perfectas y no cambian nunca. 
La imperfección tiene su belleza. Esta es la esencia del principio japonés wabi-sabi. Wabi-sabi da importancia al carácter y la identidad por encima de una fachada impoluta. Enseña que hay que saber apreciar las grietas y los arañazos de las cosas. También tiene que ver con la simplicidad. Debes prescindir al máximo de las cosas y emplear solo lo que tienes a mano. Leonard Koren, autor de un libro sobre wabi-sabi ofrece el siguiente consejo: “Ve prescindiendo de todo hasta llegar a la esencia, pero no elimines la poesía. Mantén las cosas claras y sin trabas pero no las esterilices”.
Olvídate del Wall Street Journal. Olvídate de Time, Forbes, Newsweek, BusinessWeek, el New York Times y el Wall Street Journal. El que un periodista de uno de esos medios hable de ti es prácticamente imposible. No eres lo suficientemente grande para importarles. Te conviene mucho más conseguir que publiquen tu noticia en un medio de tu sector o que aparezca en un blog. Tu información no tiene que pasar por todo un complejo laberinto.
Nosotros hemos aparecido en grandes publicaciones como Wired y Time, pero hemos comprobado que nos ve más gente cuando nos mencionan en sitios web como Daring Fireball, una página para fanáticos de los Mac, o Lifehacker, un sitio dedicado al tema de la productividad. Los enlaces en estas páginas incrementan notablemente nuestro tráfico y nuestras ventas. Los artículos en grandes publicaciones están bien, pero nunca generan un nivel similar de actividad directa e instantánea.
El mito del éxito en un día. No vas a dar en el clavo inmediatamente. No te vas a hacer rico en el acto. No eres tan especial como para que todo el mundo se gire a mirarte. Al menos todavía no. Acostúmbrate.  
¿Sabes todas esas historias de éxito de un día para otro que has escuchado? No te lo han contado todo. Si escarbas un poco te encontrarás con personas que se han dejado las pestañas durante años hasta llegar al punto en el que las cosas empezaron a despegar. Y las pocas veces en las que el éxito llega de un día para otro, no suele durar, porque no tiene raíces para afianzarse.
Cambia la idea del éxito en un día por el de un crecimiento lento y controlado. Es duro, pero tienes que tener paciencia. Tienes que trabajártelo. Tienes que repetir lo mismo muchas veces durante mucho tiempo hasta que quien a ti te interesa se dé cuenta de que existes.
Hazlo tú mismo al principio. Nunca contrates a nadie para un puesto si antes no has intentado hacerlo tú mismo. Así podrás entender la naturaleza de ese trabajo. Sabrás lo que significa una tarea bien hecha. Sabrás cómo redactar una descripción del puesto de trabajo realista y qué preguntas formular en una entrevista. Sabrás si necesitas a alguien a tiempo completo o parcial, si es mejor contar con un externo o continuar haciéndolo tú (esto es lo preferible si es posible).  
Podrás dirigir mejor, porque estarás mandando a gente que está trabajando en algo que tú has hecho antes que ellos. Sabrás cuándo tienes que ser crítico y en qué momentos ofrecer tu apoyo.
La ridiculez de los currículos. Todos sabemos que los currículos son una broma. Son puras exageraciones. Están repletos de “verbos de acción” que no significan nada. Incluyen una lista de puestos de trabajo y responsabilidades que en el mejor de los casos son vagamente reales. Y no hay forma de contrastar lo que pone allí.  
Si te decides a contratar a partir de esta porquería no tienes ni idea de lo que realmente significa contratar. Lo que tú buscas es un candidato que realmente esté interesado en tu empresa, tus productos, tus clientes y tu trabajo. ¿Y cómo se encuentra este tipo de candidatos? Primer paso: lee detenidamente su carta de motivación. En estas cartas se ve su capacidad de comunicación real y no solo una lista de habilidades, verbos y experiencias sin ninguna relevancia. Es imposible que un candidato haya podido prefabricar cientos de cartas personalizadas. Por eso son mucho más importantes que el currículum vítae. En ellas se detecta realmente la voz de la persona y se puede comprobar si se encuentra en sintonía contigo y con tu empresa.
Fíate de tu instinto. Si el primer párrafo es un desastre, el segundo tendrá que ser excelente. Si no hay gancho en ninguno de los tres primeros párrafos, es difícil que la cosa funcione. Si por el contrario tu instinto te dice que hay posibilidades de llegar a algo, da el paso y convoca una entrevista.
Años de irrelevancia. Es evidente que exigir un nivel mínimo de especialización es una buena idea cuando quieres contratar a alguien. Tiene sentido intentar fichar candidatos que tengan entre seis meses y un año de experiencia. Es el tiempo necesario para aprender cómo funcionan las cosas, comprender las herramientas importantes, etc.  
Pero a partir de ese momento la curva desciende. Sorprendentemente, existe muy poca diferencia entre un candidato con seis meses de experiencia y otro con seis años. La diferencia que cuenta radica en su inteligencia, su personalidad y su entrega. Además, al fin y al cabo, ¿cómo se mide todo esto? ¿Qué significan cinco años de experiencia? Si te pasaste un par de fin de semanas experimentando con algo hace unos años, ¿puede contar esto como un año de experiencia? ¿Cómo puede una empresa comprobar la veracidad de toda esa información? Entramos en aguas turbulentas.
Hay una tendencia a sobrevalorar el tiempo que alguien ha pasado haciendo una determinada cosa. Lo que realmente importa es si lo hizo bien.
Contrata directivos de sí mismos. Los directivos de sí mismos son personas que se marcan sus propios objetivos y los llevan a cabo. No necesitan una dirección férrea. No necesitan una supervisión diaria. Hacen lo que haría un directivo: marcar el ritmo, distribuir tareas, determinar lo que hay que hacer, etc.; pero lo hacen para ellos mismos. Este tipo de gente te libera de tener que supervisar. Marcan su propio camino. Cuando les dejas a su aire, te sorprenden con lo que pueden conseguir. No necesitan ni mucho apoyo ni control.
¿Cómo puedes identificarlos? Fíjate en sus antecedentes. Han marcado el ritmo allí donde trabajaron con anterioridad. Han estado al cargo de algo o han impulsado algún proyecto. Buscas a alguien que sea capaz de desarrollar algún proyecto desde la base y que lo haga crecer. Este tipo de directivo te permite liberar al resto de tu equipo para que pueda avanzar más y gestionar menos.
Contrata buenos escritores. Si tienes que decidirte entre varios candidatos para un puesto, contrata al que escriba mejor. No importa si se trata de un especialista en marketing, un vendedor, un diseñador, un programador o lo que sea; su capacidad para escribir será muy válida.  
La razón es que el escribir bien va más allá del simple hecho de escribir. Escribir con claridad implica pensar con claridad. Los grandes escritores saben cómo comunicar. Hacen las cosas comprensibles. Son capaces de ponerse en el lugar de los demás. Saben lo que no es necesario decir. Y todas estas son cualidades ideales para cualquier tipo de candidato.
La escritura está recuperando su importancia en nuestra sociedad. Fíjate en la cantidad de correos electrónicos y de mensajes de texto que la gente escribe en lugar de llamar por teléfono. O en la cantidad de información que se transmite mediante mensajería instantánea o blogs. La escritura es la divisa de hoy en día para el intercambio de las buenas ideas.
Los mejores están en cualquier parte. Es una locura negarse a contratar a los mejores por la simple excusa de que están lejos. Sobre todo hoy en día que existen tantos medios que facilitan el contacto online de todos con todos.  
Nuestra sede central está en Chicago, pero más de la mitad de nuestro equipo vive en otros lugares. Tenemos gente en España, Canadá, Idaho, Oklahoma y otros lugares. Si nos hubiéramos limitado a buscar personas en Chicago, nos habríamos quedado sin la mitad del maravilloso equipo que tenemos. La geografía ya no importa tanto. Contrata talento, independientemente del lugar donde se encuentre.
Somete a una prueba piloto a tus empleados. Las entrevistas sirven para lo que sirven. Algunas personas hablan como profesionales, pero no trabajan de igual forma. Necesitas valorar el trabajo que pueden hacer para ti, no el trabajo que dicen que hicieron en el pasado. La mejor forma de hacerlo es viéndolos trabajar. Contrátalos para un proyecto pequeño, incluso si es solo para 20 o 40 horas. Verás cómo toman sus decisiones. Comprobarás si podréis entenderos bien. Podrás darte cuenta del tipo de preguntas que hacen. Podrás juzgarlos por sus actos y no solo por sus palabras. Una cosa es leer un currículo o hacer una entrevista. Otra muy distinta es trabajar con alguien.
Pon a todos en primera línea de fuego. ¿Te acuerdas del juego infantil conocido como “Teléfono”? Hay diez niños sentados en círculo. Se lanza un mensaje que los niños van susurrando al oído al que tienen a su lado hasta completar el círculo. Para cuando el mensaje llega al final ha quedado totalmente distorsionado, hasta un punto que hace reír. Lo mismo sucede en tu empresa. Cuanta más gente haya entre lo que dicen tus clientes y la gente que hace el trabajo, más probabilidad hay de que el mensaje llegue distorsionado o se pierda por el camino.
Todo tu equipo debería tener contacto con los clientes, quizá no todos los días, pero al menos unas cuantas veces a lo largo del año. Es la única manera de que sientan las penalidades que tus clientes puedan estar sufriendo.
Tú no creas cultura. Tú no creas la cultura de tu empresa: se hace. Esta es la razón que explica que las empresas nuevas no tengan cultura. La cultura es el resultado indirecto de una forma consecuente de comportarse. Si animas a la gente a compartir, el compartir formará parte de tu cultura. Si favoreces la confianza, la confianza será un rasgo destacado de tu empresa. Si tratas a tus clientes con consideración, ese buen trato formará parte de tu cultura.  
La cultura no consiste en tener un futbolín en la empresa o en hacer juegos para potenciar la confianza del equipo. No es la fiesta de Navidad o el picnic de la empresa. Todo esto son objetos y eventos, no cultura. Y tampoco se trata de tener un eslogan. La cultura son acciones, no palabras.
Las decisiones son temporales. “¿Qué pasa si...?”, “¿Qué sucede cuando...?”, “¿No deberíamos planificar algo en caso de...?”. No te inventes problemas que no tengas todavía. No hay un problema hasta que no se convierte en un problema real. La mayor parte de las cosas que te preocupan nunca suceden.
Además, las decisiones que tomes hoy no tienen por qué ser para siempre. Es muy fácil empezar a cargarse las buenas propuestas, las políticas interesantes o los experimentos que valen la pena, simplemente porque lo que decidas ahora tiene que regir para siempre. No es así, sobre todo en lo que se refiere a empresas pequeñas. Las decisiones son temporales.
En este momento es una estupidez preocuparse de si tu concepto llegará a cinco o a cinco mil usuarios (o a cien mil o a cien millones). Conseguir que un producto o un servicio despegue ya es suficiente reto como para encima inventarse más obstáculos. Haz lo que puedas ahora y ya te preocuparás más tarde del futuro.
No tienen trece años. Cuando tratas a la gente como si fueran niños, trabajan como niños. Cuando se necesita autorización para casi todo, se crea una cultura de descerebrados. Se desarrolla una relación jefe contra trabajador que parece proclamar: “No me fío de ti”.  
¿Qué ganas prohibiendo que tus empleados, pongamos por caso, visiten una red social o vean YouTube en el trabajo? No ganas nada. Ese tiempo no se destinará por arte de magia a trabajar. Sencillamente, buscarán otro tipo de diversión. Además, nunca conseguirás de ellos una jornada de ocho horas de dedicación total al trabajo. Esto es un mito. Es posible que se pasen ocho horas en la oficina, pero no dedican todas esas horas al trabajo. La gente necesita diversiones. Ayuda a romper la monotonía de la jornada laboral. Un rato dedicado a YouTube o a Facebook no hace daño a nadie.
Mándalos a casa a las cinco. El empleado ideal para muchas empresas es una persona de veintitantos años con la mínima vida social posible fuera del trabajo y dispuesta a trabajar 14 horas al día y a dormir debajo de su mesa de trabajo. Pero llenar tu oficina con este tipo de trabajadores infatigables no es tan maravilloso como pueda parecer. Te acabas acostumbrando a trabajar mal. Perpetúas el mito de que esa es la única forma de competir contra los grandes. En realidad no necesitas más horas, lo que necesitas son horas de más calidad.
Cuando la gente tiene algo que le espera en casa, se pone a trabajar sin demora. Encuentra maneras para ser más eficaz porque lo necesita. Tiene que ir a recoger a los niños o a ensayar al coro, así que emplea su tiempo con inteligencia. No deberías esperar a que el trabajo se convierta en lo único en la vida de nadie, por lo menos si quieres que sigan a tu lado durante mucho tiempo.
La inspiración es perecedera. Todos tenemos ideas. Las ideas son inmortales. Duran siempre. Lo que no dura siempre es la inspiración. Es como la fruta fresca o la leche: tiene fecha de caducidad. Si quieres hacer algo, tienes que hacerlo ahora. No puedes aparcarlo durante un par de meses y luego volver. Sencillamente, no te puedes permitir decir que lo harás más tarde. Más tarde ya no estarás entusiasmado.
Si un viernes te encuentras inspirado, sacrifica el fin de semana y sumérgete en el proyecto. Cuando estás inspirado eres capaz de hacer en 24 horas el trabajo de dos semanas. La inspiración es como una máquina del tiempo.
La inspiración es una cosa mágica, un multiplicador de la productividad, un motivador. Pero no se quedará esperándote. Está ligada al momento. Te atrapa; atrápala tú también y sácale partido.