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Datos de calidad para una mejor toma de decisiones


Los datos son un activo clave para alcanzar los objetivos estratégicos y facilitar el proceso de toma de decisiones.  "Los datos son el nuevo petróleo", puesto que con ellos podemos extraer información útil para los negocios mediante diversas técnicas. Mientras más cantidad de datos y de mejor calidad estos, mejores serán las predicciones que generen los algoritmos. Es decir, los datos son un complemento crucial para el desarrollo de cualquier empresa.

Lo deseable es contar con datos precisos, actualizados y completos, pero garantizar la calidad de estos no siempre es tarea sencilla.. Lograr datos de alta calidad obliga a tener una comprensión muy clara del significado, el contexto y la intención de los mismos, donde no existan las ambigüedades y además, de ser posible, contar con definiciones estandarizadas que puedan servir de base para la futura toma de decisiones.

La calidad de los datos no debemos verlo como una acción puntual, como podria ser la generación de un reporte. Debe verse como parte de una planificación de mejora continua, iterativa y con un enfoque más efectivo, que pueda proveer en cuanto a calidad, lo necesario para el éxito del negocio.

Por lo general, se producen errores e incidentes en los procesos de toma de decisiones estratégicas, en parte como resultado de la baja calidad de datos, la información incompleta, desactualizada o inconsistente. Esto impacta en la competitividad de la empresa, originando el aumento de costos de los procesos y en casos extremos a una parálisis en el intercambio de información, la investigación y las iniciativas.

Evitar estas consecuencias tan poco deseables para cualquier negocio pasan por priorizar la calidad de datos. Debe promoverse un gobierno de la información adecuado y velar por que se toman las medidas que favorezcan la integridad de datos en la organización.

Por lo tanto, la información de alta calidad es esencial en todos los ámbitos del ecosistema de una empresa. La mejora de la calidad de datos y, por tanto, de la información derivada de éstos, incluyendo el conocimiento que generan, son aspectos fundamentales para el éxito de cualquier negocio.

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Elección del RPA adecuado


Vivimos la cuarta revolución industrial, la que ha traído consigo una nueva forma de hacer negocios por medio de la automatización y el intercambio de datos, donde los sistemas y las personas colaboran para alcanzar un resultado común. El RPA permitirá a las empresas realizar tareas repetitivas que requieren precisión, con una exactitud del 100%; permitirán la estandarización y la optimización de procesos reduciendo el tiempo de entrega en más de una tercera parte, con el beneficio adicional de una mejora en calidad.

Con ese fin, las organizaciones deberán modificar los roles actuales e implementar nuevos para que se adapten a las necesidades de las nuevas tecnologías. Será necesario que estén abiertas al cambio y la innovación, así como a las nuevas tecnologías, las que paulatinamente serán parte de la vida cotidiana de los negocios.

Criterios para una mejor elección de la herramienta


Respecto a los distintos RPA, las funcionalidades básicas que debería tener cualquiera de estas inicia con la disponibilidad para programar un robot, que debería tener capacidad para interactuar con varios sistemas (por mencionar algunos: capturas de pantalla, API, webservices) y realizar acciones predefinidas en función de los inputs que recibe de otros sistemas. Además, deberá contar con una característica importante que es la posibilidad de contar con una aplicación que planifique, controle y monitorice de for­ma unificada el despliegue y la ejecución de robots.


Por otro lado, estos son los criterios generales que deberían considerarse al evaluar las herramientas:
  • Facilidad de configuración del bot: debe ser posible grabar las acciones y posteriormente agregar código de ser necesario.
  • Capacidades de código bajo: por ejemplo, especificar una regla de negocio que filtre contratos por el monto del mismo
  • Atendido vs. desatendido: eventualmente se necesitarán ambos tipos de bots. Atendidos: se ejecutan bajo demanda. Desatendido: se ejecutan en respuesta a un evento y sin supervisión.
  • Capacidades de aprendizaje automático: hoy en día es bastante común extraer información de documentos no estructurados.
  • Manejo de excepciones y revisión por una persona: aún con la automatización, deberá haber espacio para que pueda revisarse alguna acción por una persona
  • Integración con aplicaciones empresariales: no sería recomendable si es que no puede obtener información de las aplicaciones empresariales que tiene en su empresa.
  • Orquestación y administración: debe poder monitorearse los bots y las excepciones, así como una adecuada gestión de las credenciales que estos empleen.
  • Bots en la nube: aún si la empresa ha invertido poco en en la nube, eventualmente lo hará, por lo que esta capacidad es muy deseable.
  • Descubrimiento y minería de procesos y tareas: cuanto más pueda ayudar el RPA a identificar y construir flujos de tareas mediante la observación, más fácil y rápido será la automatización.
  • Escalabilidad: a medida que se implementa y se manejan más automatizaciones, podrían encontrarse rápidamente con problemas de escalabilidad, especialmente los bots desatendidos. Entonces, será ideal contar con aprovisionamiento de bots adicionales según sea necesario.

Por lo tanto, deberá evaluarse cuidadosamente las distintas herramientas haciendo una prueba de concepto antes de comprometerse con una implementación. Deberán verificarse las funciones básicas, y las diferenciadoras que creen que necesitarán y/o que funcionen en su entorno. Adicionalmente, se recomienda crear algunos scripts y probar una correcta orquestación, incluyendo una prueba de un bot desatendido.

Proveedores líderes según Forrester

Existe una amplia variedad de proveedores de RPA que han desarrollado sus propias herramientas para automatizar procesos de negocio. Sin embargo, de acuerdo al informe "The Forrester Wave: Robotic Process Automation, Q1 2021", se posicionan como líderes por su propuesta de valor actual, estrategia y presencia destacada en el mercado: Workfusion, Automation Anywhere, UiPath, Microsoft, NICE y Kyron.


A continuacion, los pros y los contras de algunas de las herramientas líderes en RPA:

Workfusion

Pros
  • En su web proporciona una versión de prueba gratuita que permite, con algunas limitaciones, tener una plataforma completa de RPA desde el inicio.
  • Academia de formación online y material de aprendizaje gratuito. Para un programador, es relativamente sencillo empezar a adoptar la tecnología.
  • La integración y el funcionamiento de su OCR son muy buenos.
  • Cuenta con tecnología propia de machine learning en su plataforma SPA (smart process automation), por lo que, en aquellos procesos que requieran aprendizaje automático, obtendremos mejores resultados.
Contras
  • Al estar basada en Java, la forma de diseñar y programar los robots está más orientada a un programador que a un usuario de negocio. 
  • En algunas pruebas han habido algunos problemas de rendimiento por el alto consumo de recursos de la plataforma.

Automation Anywhere

Pros
  • La interfaz de usuario es muy intuitiva y facilita al aprendizaje de cualquier programador.
  • Como característica diferenciadora destaca la lectura de datos desestructurados y el procesado de lenguaje natural de forma nativa.
  • Dispone de metabots, un componente que facilita la obtención de objetos de webs y formularios.
  • Dispone de un market place desde donde se pueden descargar funcionalidades y desarrollos hechos por la comunidad.
  • Permite encapsular miniprocesos de negocio, que se pueden utilizar en otros bots y compartir en su market place.
  • Incorpora herramientas y toolkits para hacer testing.
Contras
  • El programa de control está por debajo, en cuanto a personalización, con respecto a otras soluciones. Tiene problemas para la gestión de las ejecuciones fallidas.
  • No funciona tan bien como otras soluciones en la automatización de entornos remotos (Citrix).
  • Está muy orientado a desarrolladores. Tanto la configuración como el diseño de los bots están basados en scripts (no visual).
  • Aunque dispone de grabadores para generar los bots, un alto porcentaje del coste está en el desarrollo.

UiPath

Pros
  • Permite comprar licencias de forma separada, lo que aporta flexibilidad y un menor coste de adopción para los usuarios.
  • Tiene una interfaz de usuario muy sencilla e intuitiva, que facilita el aprendizaje y uso de la herramienta.
  • Dispone de una versión gratuita y los robots atendidos, lo que facilita las pruebas de concepto de la herramienta.
  • Tiene integración nativa con servicios OCR, BPM y ML de terceros, que permiten complementar la automatización.
  • El orquestador convierte el manejo y monitorización de los robots en una tarea fácil. A su vez, gracias a su API, permite realizar las integraciones más complejas.
  • La comunidad es de las más activas, por lo que resulta sencillo encontrar información sobre cómo resolver un determinado problema.
  • Se adapta bien tanto a aplicaciones applets, Web en todos los navegadores, escritorio de Windows, entornos virtuales y terminales AS/400.
  • Dispone de una store donde existen componentes que se pueden comprar e incluir en nuestros robots.
Contras
  • En cuanto al desarrollo, el proceso de debugging se aleja de aquello a lo que están acostumbrados los programadores.
  • Aunque, para procesos medianos o pequeños, su interfaz visual permite que el proceso se vea muy intuitivo, para procesos medianos o grandes puede llegar a ser un problema.
  • Su política de licenciamiento presenta cierta complejidad y puede llegar a ser difícil saber qué es lo que se necesita.


Pros
  • Ofrece una solución de automatización inteligente basada en SaaS muy completa.
  • Provee una plataforma de automatización de código bajo y nativa de la nube que combina la automatización basada en la interfaz de usuario y la API con la inteligencia artificial.
  • Ofrece un conjunto de recursos de capacitación y aprendizaje, además de un amplio ecosistema de socios globales y ayuda a los clientes.
  • Los usuarios pueden comenzar instantáneamente, sin costo, y pueden implementar su primera automatización en minutos.
  • La experiencia de diseño es amplila pero intuitiva.
  • El diseñador tiene acceso a muchos entornos, como AS / 400, Citrix y un conjunto amplio de navegadores.
  • Se ofrece modelos de inteligencia artificial prediseñados y personalizables para obtener y procesar contenido estructurado y no estructurado.
  • Los clientes pueden obtener una oferta sencilla y atractiva que se adapta tanto a los usuarios empresariales como a los desarrolladores novatos y profesionales.
Contras
  • Las funciones de descubrimiento de procesos, ideación de automatización, cálculo de ROI y gestión de carteras son rudimentarias.
  • Las capacidades de implementación y administración de bots son demasiado técnicas para los desarrolladores novatos.
  • La estructura de licencias es simple, pero se sabe de mensajes confusos de los representantes de ventas de Microsoft sobre licencias y precios.


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4 estrategias para mejorar la eficiencia

¿Acaso quienes obtienen grandes logros lo hacen con días y un trabajo de manera diferente a la mayoría de la gente? ¿Cómo estas personas se vuelven tan eficientes y productivas?


Imagen de Gino Crescoli en Pixabay

Puede parecer que 24 horas no es suficiente en el día, y todos los trucos de productividad del mundo no cambiarán eso. Sin embargo, hay cuatro estrategias que nos pueden ayudar a aprovechar al máximo nuestro limitado tiempo.

La primera, agrupar las reuniones. Es difícil entrar en flujo cuando sabes que te interrumpirán cada hora. Entonces, al completar todas tus reuniones a la vez, tendrás tiempo libre para trabajar en actividades que requieran un enfoque profundo.

La segunda, hacer todo lo posible por aprender algunos atajos de teclado que pueden reducir la dependencia del mouse y/o el trackpad de la laptop. Esto puede parecer una cosa pequeña, pero con el tiempo, verás una gran diferencia. Si empleas Windows, te sugiero este artículo publicado en SoftZone.

La tercera, aprovecha tu entorno para cambiar hábitos autodestructivos. Por ejemplo, si identificas que estás perdiendo tiempo porque tu celular te distrae durante el día, déjalo en otra habitación. Si los e-mails no te permiten lograr un flujo de trabajo, pausa las notificaciones. Una alternativa adicional a esto último es establecerte horarios para revisar tu correo.

Finalmente, lee tu trabajo en voz alta. No importa cuál sea tu trabajo, es probable que escribas al menos un correo electrónico por día. Escuchar las palabras que escribes en un papel o una pantalla acelerará y aclarará tu proceso de escritura.

Entonces, si dedicas tiempo a estas simples estrategias y haces pequeños cambios, podrás obtener un mejor provecho de tu día.


Adaptación del articulo “What Super Productive People Do Differently” de Amantha Imber.

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