Vivimos la cuarta revolución industrial, la que ha traído consigo una nueva forma de hacer negocios por medio de la automatización y el intercambio de datos, donde los sistemas y las personas colaboran para alcanzar un resultado común. El RPA permitirá a las empresas realizar tareas repetitivas que requieren precisión, con una exactitud del 100%; permitirán la estandarización y la optimización de procesos reduciendo el tiempo de entrega en más de una tercera parte, con el beneficio adicional de una mejora en calidad.
Con ese fin, las organizaciones deberán modificar los roles actuales e implementar nuevos para que se adapten a las necesidades de las nuevas tecnologías. Será necesario que estén abiertas al cambio y la innovación, así como a las nuevas tecnologías, las que paulatinamente serán parte de la vida cotidiana de los negocios.
Criterios para una mejor elección de la herramienta
Respecto a los distintos RPA, las funcionalidades básicas que debería tener cualquiera de estas inicia con la disponibilidad para programar un robot, que debería tener capacidad para interactuar con varios sistemas (por mencionar algunos: capturas de pantalla, API, webservices) y realizar acciones predefinidas en función de los inputs que recibe de otros sistemas. Además, deberá contar con una característica importante que es la posibilidad de contar con una aplicación que planifique, controle y monitorice de forma unificada el despliegue y la ejecución de robots.
- Facilidad de configuración del bot: debe ser posible grabar las acciones y posteriormente agregar código de ser necesario.
- Capacidades de código bajo: por ejemplo, especificar una regla de negocio que filtre contratos por el monto del mismo
- Atendido vs. desatendido: eventualmente se necesitarán ambos tipos de bots. Atendidos: se ejecutan bajo demanda. Desatendido: se ejecutan en respuesta a un evento y sin supervisión.
- Capacidades de aprendizaje automático: hoy en día es bastante común extraer información de documentos no estructurados.
- Manejo de excepciones y revisión por una persona: aún con la automatización, deberá haber espacio para que pueda revisarse alguna acción por una persona
- Integración con aplicaciones empresariales: no sería recomendable si es que no puede obtener información de las aplicaciones empresariales que tiene en su empresa.
- Orquestación y administración: debe poder monitorearse los bots y las excepciones, así como una adecuada gestión de las credenciales que estos empleen.
- Bots en la nube: aún si la empresa ha invertido poco en en la nube, eventualmente lo hará, por lo que esta capacidad es muy deseable.
- Descubrimiento y minería de procesos y tareas: cuanto más pueda ayudar el RPA a identificar y construir flujos de tareas mediante la observación, más fácil y rápido será la automatización.
- Escalabilidad: a medida que se implementa y se manejan más automatizaciones, podrían encontrarse rápidamente con problemas de escalabilidad, especialmente los bots desatendidos. Entonces, será ideal contar con aprovisionamiento de bots adicionales según sea necesario.
Por lo tanto, deberá evaluarse cuidadosamente las distintas herramientas haciendo una prueba de concepto antes de comprometerse con una implementación. Deberán verificarse las funciones básicas, y las diferenciadoras que creen que necesitarán y/o que funcionen en su entorno. Adicionalmente, se recomienda crear algunos scripts y probar una correcta orquestación, incluyendo una prueba de un bot desatendido.
Proveedores líderes según Forrester
Existe una amplia variedad de proveedores de RPA que han desarrollado sus propias herramientas para automatizar procesos de negocio. Sin embargo, de acuerdo al informe "The Forrester Wave: Robotic Process Automation, Q1 2021", se posicionan como líderes por su propuesta de valor actual, estrategia y presencia destacada en el mercado: Workfusion, Automation Anywhere, UiPath, Microsoft, NICE y Kyron.
Pros
- En su web proporciona una versión de prueba gratuita que permite, con algunas limitaciones, tener una plataforma completa de RPA desde el inicio.
- Academia de formación online y material de aprendizaje gratuito. Para un programador, es relativamente sencillo empezar a adoptar la tecnología.
- La integración y el funcionamiento de su OCR son muy buenos.
- Cuenta con tecnología propia de machine learning en su plataforma SPA (smart process automation), por lo que, en aquellos procesos que requieran aprendizaje automático, obtendremos mejores resultados.
Contras
- Al estar basada en Java, la forma de diseñar y programar los robots está más orientada a un programador que a un usuario de negocio.
- En algunas pruebas han habido algunos problemas de rendimiento por el alto consumo de recursos de la plataforma.
Pros
- La interfaz de usuario es muy intuitiva y facilita al aprendizaje de cualquier programador.
- Como característica diferenciadora destaca la lectura de datos desestructurados y el procesado de lenguaje natural de forma nativa.
- Dispone de metabots, un componente que facilita la obtención de objetos de webs y formularios.
- Dispone de un market place desde donde se pueden descargar funcionalidades y desarrollos hechos por la comunidad.
- Permite encapsular miniprocesos de negocio, que se pueden utilizar en otros bots y compartir en su market place.
- Incorpora herramientas y toolkits para hacer testing.
Contras
- El programa de control está por debajo, en cuanto a personalización, con respecto a otras soluciones. Tiene problemas para la gestión de las ejecuciones fallidas.
- No funciona tan bien como otras soluciones en la automatización de entornos remotos (Citrix).
- Está muy orientado a desarrolladores. Tanto la configuración como el diseño de los bots están basados en scripts (no visual).
- Aunque dispone de grabadores para generar los bots, un alto porcentaje del coste está en el desarrollo.
Pros
- Permite comprar licencias de forma separada, lo que aporta flexibilidad y un menor coste de adopción para los usuarios.
- Tiene una interfaz de usuario muy sencilla e intuitiva, que facilita el aprendizaje y uso de la herramienta.
- Dispone de una versión gratuita y los robots atendidos, lo que facilita las pruebas de concepto de la herramienta.
- Tiene integración nativa con servicios OCR, BPM y ML de terceros, que permiten complementar la automatización.
- El orquestador convierte el manejo y monitorización de los robots en una tarea fácil. A su vez, gracias a su API, permite realizar las integraciones más complejas.
- La comunidad es de las más activas, por lo que resulta sencillo encontrar información sobre cómo resolver un determinado problema.
- Se adapta bien tanto a aplicaciones applets, Web en todos los navegadores, escritorio de Windows, entornos virtuales y terminales AS/400.
- Dispone de una store donde existen componentes que se pueden comprar e incluir en nuestros robots.
Contras
- En cuanto al desarrollo, el proceso de debugging se aleja de aquello a lo que están acostumbrados los programadores.
- Aunque, para procesos medianos o pequeños, su interfaz visual permite que el proceso se vea muy intuitivo, para procesos medianos o grandes puede llegar a ser un problema.
- Su política de licenciamiento presenta cierta complejidad y puede llegar a ser difícil saber qué es lo que se necesita.
Pros
- Ofrece una solución de automatización inteligente basada en SaaS muy completa.
- Provee una plataforma de automatización de código bajo y nativa de la nube que combina la automatización basada en la interfaz de usuario y la API con la inteligencia artificial.
- Ofrece un conjunto de recursos de capacitación y aprendizaje, además de un amplio ecosistema de socios globales y ayuda a los clientes.
- Los usuarios pueden comenzar instantáneamente, sin costo, y pueden implementar su primera automatización en minutos.
- La experiencia de diseño es amplila pero intuitiva.
- El diseñador tiene acceso a muchos entornos, como AS / 400, Citrix y un conjunto amplio de navegadores.
- Se ofrece modelos de inteligencia artificial prediseñados y personalizables para obtener y procesar contenido estructurado y no estructurado.
- Los clientes pueden obtener una oferta sencilla y atractiva que se adapta tanto a los usuarios empresariales como a los desarrolladores novatos y profesionales.
Contras
- Las funciones de descubrimiento de procesos, ideación de automatización, cálculo de ROI y gestión de carteras son rudimentarias.
- Las capacidades de implementación y administración de bots son demasiado técnicas para los desarrolladores novatos.
- La estructura de licencias es simple, pero se sabe de mensajes confusos de los representantes de ventas de Microsoft sobre licencias y precios.
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