RPA vs BPM: Automatización de procesos

Algo que a veces se escucha es que RPA y BPM son lo mismo. Es decir, que RPA automatiza los procesos de principio a fin como lo hace actualmente BPM. Esta idea equivocada se olvida que RPA es una tecnología y BPM es una disciplina, además que el RPA no está diseñado para hacer eso. Ocurre que aunque BPM y RPA operan con una lógica de proceso similar basada en eventos, acciones, condiciones y bucles, el contexto sobre el que se aplican es diferente.

Las principales diferencias se encuentran en la definición de los flujos de trabajo, ya que para el primero son genéricos y para el segundo son específicos. Además, uno de los objetivos de BPM es involucrar a las personas en los procesos, mientras que RPA pretende reemplazar las tareas humanas repetitivas. Y si hablamos de retorno, en BPM no es inmediato, pero en RPA sí. 

En la siguiente imagen se pueden ver estos aspectos en los que difieren ambos conceptos.

En caso se trate con un flujo sencillo, que no tiene muchas excepciones, un bot podría sustituir a un proceso BPM. Sin embargo, en la otra mayoría de casos, y dado que sus objetivos son similares (aumentar la productividad y la eficiencia), BPM y RPA pueden trabajar de manera conjunta.

En muchas ocasiones, una organización no siempre puede tener los recursos y el tiempo para implementar completamente un proceso, o tener un proceso que no requiera ninguna participación humana. Por lo tanto, la implementación conjunta de BPM y RPA podría generar un valor mucho mayor que un enfoque meramente tecnológico.

En definitiva, RPA y BPM no están en conflicto la una con la otra. Aunque ambas buscan la optimización de procesos, su área de influencia es diferente, y cada caso requerirá mayor presencia de una o de otra, aunque la mayoría de las veces la mejor solución será implementar ambas.

Aunque RPA puede resultar  más llamativo en primera instancia, muchas de la veces lo que una empresa necesita es establecer un flujo de trabajo adecuado entre sus departamentos y empleados, en vez de optimizar una tarea repetitiva en cuestión.

Cómo combinar BPM y RPA

Por lo general, resulta mejor estrategia comenzar estableciendo un flujo de trabajo adecuado a nivel empresarial, y a partir de éste detectar cuellos de botella. BPM es la herramienta ideal para este caso, tanto en producción como con la posibilidad de la simulación estadística para estimar tiempos y recursos. A partir de la detección de cuellos de botella, una optimización del proceso BPM puede resultar suficiente, y si el caso lo requiere, se puede utilizar RPA para solventar el problema.

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