Como rebalancear tus cuadrantes

En su libro más vendido Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas, Stephen Covey empaquetó las ideas de Eisenhower en una herramienta simple para priorizar tareas. Conocida como la matriz de Eisenhower, también como la matriz de gestión del tiempo, la matriz Urgente-Importante, entre otros. Este marco para la priorización nos ayuda a combatir el efecto de la "mera urgencia", eliminar las pérdidas de tiempo y crear más espacio mental para avanzar los objetivos que nos planteamos.

Nuestra atención suele dirigirse a las actividades sensibles al tiempo sobre las tareas que son menos urgentes, incluso cuando la actividad menos urgente ofrece mayores recompensas. Esta peculiaridad psicológica, denominada "Efecto de mera urgencia", explica por qué uno suele ser tan malo en la gestión de actividades y tiempo. Es más probable que prioricemos actividades con una fecha límite en lugar de actividades sin una, independientemente de sus beneficios a largo plazo.

Y el efecto es aún mayor en las personas que se describen a sí mismas como "ocupadas". Suelen tener una obsesión con la duración de una tarea y es más probable que continuen esa priorización, mirando siempre el reloj. Pero también hay buenas noticias, este efecto se puede revertir. Si se tiene en cuenta la importancia a largo plazo de las tareas no urgentes, se puede superar la atracción hacia las distracciones urgentes y concentrarse en lo que realmente importa. Es en este aspecto donde cobra importancia la matriz de Eisenhower.

En el mundo real, la distinción entre urgente/no urgente, importante/no importante podría resultar confusa. Así es como Steven Covey lo explica:

Los asuntos urgentes son aquellos que requieren una acción inmediata. Estos son los problemas visibles que surgen y exigen su atención AHORA. A menudo, los asuntos urgentes vienen con claras consecuencias por no completar estas tareas. Las tareas urgentes son inevitables, pero dedicar demasiado tiempo a apagar incendios puede producir una gran cantidad de estrés y provocar agotamiento.

Los asuntos importantes, por otro lado, son aquellos que contribuyen a las metas a largo plazo y los valores de la vida. Estos elementos requieren planificación y acción reflexiva. Cuando te enfocas en asuntos importantes, administras tu tiempo, energía y atención en lugar de gastar estos recursos sin pensar. Lo importante es subjetivo y depende de tus propios valores y metas personales. Nadie más puede definir lo que es importante para ti.

A continuación una mirada a mayor detalle a cada uno de los cuatro cuadrantes para ayudar a identificar qué tareas van en cada uno y cómo manejarlas en consecuencia.

Cuadrante 1: Urgente e Importante

Son aquellas que exigen actuar rápidamente. Suelen tener plazos visibles y consecuencias por demorarse. En la mayoría de los casos son por una fuente externa o algo que se pospuso hasta que toca enfrentar la fecha límite. Siempre habrá algo fuera de nuestro control. Sin embargo, el problema surge cuando nos enfocamos en estas tareas inesperadas o con fecha límite y excluimos las metas a largo plazo que son importantes para uno.

Covey advierte que dedicar demasiado tiempo al Cuadrante 1 puede generar un mayor estrés, agotamiento y la sensación de que sus días están fuera de control. Pasar todo el día apagando incendios robará rápidamente la energía y puede hacer más fácil adaptarse al escapismo sin sentido de lo que encuentre en el Cuadrante 4.

Cuadrante 2: NO Urgente e Importante

Son las actividades que ayudan a lograr los objetivos a largo plazo. Es posible que no tengan una fecha límite, por lo que es fácil posponerlos en favor de tareas más urgentes. Sin embargo, estas tareas tienen un efecto mucho mayor en su efectividad a largo plazo para lograr las metas.

Covey dice que el Cuadrante 2 es el punto óptimo de la gestión del tiempo personal. Este es el lugar donde no se concentra en los problemas sino en las oportunidades y el crecimiento. Vivir desde este cuadrante de la matriz significa que eres proactivo y priorizas actividades que aumentan tus habilidades y energía, y contribuyen a lograr metas significativas. El cuadrante 2 es donde ocurre el "trabajo profundo" porque está en gran medida libre de distracciones apremiantes.

Cuadrante 3: Urgente y NO Importante

Se describe mejor como "trabajo ocupado". A menudo se basan en expectativas establecidas por otros y no nos acercan a los objetivos a largo plazo. Es donde vive el "mero efecto de urgencia". El impulso para completar actividades debido a plazos reales o supuestos significa asumir las que en realidad no son significativas. Centrarse en este tipo de actividades puede hacer sentir que no se está cumpliendo con los objetivos más importantes o que no se tiene control sobre el día a día.

Covey sugiere delegar tantas actividades como sea posible. ¿Podrías pedirle a otra persona que tome las notas de la reunión? ¿Podrías recibir las compras en casa en lugar de ir a la tienda? ¿Podrías empoderar a tus hijos para que laven los platos? ¿Se podrían hacer citas virtuales para determinado tipo de médico? ¿Hay algo en tu vida que puedas automatizar?

Cuadrante 4: NO Urgente y NO Importante

Son actividades que hacen perder el tiempo y que deben eliminarse sin piedad. Estas actividades no contribuyen al progreso de tus objetivos, pero pueden terminar absorbiendo grandes porciones de tiempo. No me malinterpreten, todos necesitamos algo de tiempo libre. La clave es que estas actividades deben ser un equilibrio para el resto de actividades que realizamos. Sin embargo, si no es intencional, la forma en como se utiliza este tiempo puede agotar la energía, la pasión y la creatividad.

Como rebalanceamos los cuadrantes

Según Stephen Covey, el 2do cuadrante es el "Cuadrante de calidad", donde el tiempo dedicado a estas actividades aumenta su eficacia en general. Aquí es donde el crecimiento personal y profesional se encuentra con la planificación, la prevención y la acción.

Entonces, para evaluar dónde te encuentras actualmente en la matriz, debes realizar un seguimiento de tu tiempo y las tareas, las que completaste y cuándo lo hiciste. Luego de algunos días, deberás sentarse y organizar las tareas en cuadrantes haciendo las siguientes preguntas:

¿Era esto urgente para mí?

¿Era esto importante para mí?

Debemos recordar que solo estaríamos decidiendo estos criterios en función de los resultados deseados, no de los de otra persona. Una vez que las actividades estén ordenadas en los cuadrantes apropiados, debemos examinar dónde se gasta el tiempo actualmente. ¿Estamos satisfechos con el equilibrio?

Si pasas mucho tiempo en el 1er cuadrante, debes invertir tiempo en planificar para anticipar y prevenir problemas:

• Siguiente paso: organizar un plan semanal o incluso mensual en torno a los objetivos y plazos actuales. Al final de cada semana, hacer una revisión semanal. Reflexionar sobre qué tan bien funcionó el plan y ajustarlo para la próxima semana. Si la mayoría de las actividades provienen de fuentes externas, elaborar estrategias sobre cómo podrían planificarse y anticiparlas mejor. Es posible que debas desarrollar un flujo de trabajo más proactivo con un colega o un cliente, o hablar con tu jefe sobre cómo reequilibrar una carga de trabajo excesiva. Si hay un cliente en particular que está creando muchas actividades en este cuadrante, es posible que el estrés del trabajo no valga la pena.

Si pasas mucho tiempo en el 3er cuadrante, delegar, eliminar o limitar la cantidad de tiempo que dedica a estas actividades:

• Siguiente paso: diseña una estrategia y escribe pasos específicos sobre cómo limitar estas actividades. ¿Puedes delegarlas? ¿Puedes simplemente decir que no? ¿Puedes agrupar este tipo de actividades en una sola tarde durante su semana? ¿Puedes tener una discusión abierta con su jefe sobre cuánto tiempo se está invirtiendo en "trabajo pesado"? Programar tiempo en la semana para dar estos pasos.

Si pasas tu tiempo en el 4to cuadrante, es posible que esté atrapado en una rutina, estresado o evitando un problema:

• Siguiente paso: usar un seguimiento del tiempo para identificar las mayores pérdidas de tiempo y elaborar estrategias sobre cómo evitarlas o limitarlas. Desarrollar un plan para superar la procrastinación antes de caer en la tentación de procrastinar. Recordar que está bien relajarse de vez en cuando, pero si es en exceso habrá un impacto.

A medida que cambian tus prioridades hacia el 2do cuadrante, sigue usando la Matriz de Eisenhower para saber en qué deberías estar trabajando en el día a día.

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