Buenas prácticas en la gestión de proyectos

Con justa razón un jefe de proyectos alberga cierto escepticismo cuando se le pregunta si espera que cada paso del plan del proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto. Incluso si sigue todas las buenas prácticas esenciales de gestión de proyectos, todavía existe la posibilidad de que algo se desvíe. Los proyectos suelen ser difíciles de terminar según lo planificado, pero aún así esto forma parte del desafío.

Para evitar contratiempos en los proyectos se deben hacer muchas cosas bien. No pienses que cada proyecto está condenado al fracaso. Parte de lo que debes hacer es mantenerte actualizado y aprender del conocimiento generado por administrar mejor los proyectos. 

Por lo tanto, esperando ayudar a los gestores de proyectos, sean nuevos o experimentados, veremos a continuación una lista de las 11 mejores prácticas de gestión de proyectos que deben conocerse para tener éxito. No importa en que etapa está tu proyecto, identifica la que necesitas en este momento para lograr el éxito.

1 Construir el caso de negocio del proyecto

Cada proyecto comienza con una simple idea. Pero para pasar a la acción, el proyecto debe estar detallado y especificado antes de comenzar a solicitar recursos. Se debe pensar en los diversos requisitos, recursos, obstáculos potenciales y flujos de trabajo necesarios para cruzar la meta.

Sea tiempo, presupuesto o personas, los proyectos exigen de recursos. Teniendo presente los objetivos del negocio, así como las metas a largo y corto plazo, se comprenderá cómo el proyecto encaja en el panorama general.

Esto ayudará a descubrir si el equipo o la organización tiene los recursos disponibles para completarlo en primer lugar. No es la intención bloquear las nuevas ideas. El objetivo es prepararse para las numerosas preguntas que surgirán del proyecto que se quiere iniciar.

2 Desarrollar un resumen del proyecto

Es un documento breve y conciso que debe brindar una descripción general del proyecto y su alcance. Suele emplearse para obtener aprobaciones rápidamente y la aceptación de todos los involucrados. Sin embargo, debería revisarse a lo largo del proyecto para mantener a todos en la misma página. No es necesario que sea un documento largo y tedioso.

Como mínimo, debería incluir: el nombre del proyecto, la descripción, los objetivos, el alcance, los entregables, los hitos, las métricas de éxito, el presupuesto, el cronograma y los recursos.

3 Crear un plan del proyecto

Recordemos que un plan de proyecto no es lo mismo que un resumen del proyecto. El resumen debe ser breve, una mirada de alto nivel a lo que se desea lograr. Un plan de proyecto explica exactamente cómo se completará el proyecto. En cambio, el plan debe ser un esquema más detallado de cómo se administrará el proyecto, el proceso para el equipo cumpla los objetivos y cómo llegarán a la meta.

Como mínimo, debería incluir: alcance y misión, planificación, presupuesto, equipo de trabajo, evaluación de riesgos y escalamiento, y el control de cambios.

Un plan involucra muchos factores móviles, pero respetar las cargas de trabajo del equipo será esencial al planificar. Una vez finalizado el plan, uno debe asegurarse de contar con las herramientas adecuadas para identificar los cuellos de botella, gestionar las cargas de trabajo y monitorear el progreso.

4 Establecer el alcance y los objetivos del proyecto

Es fundamental establecer el alcance y los objetivos de un proyecto. Es mas, es conveniente obtener la aprobación de todos los involucrados. También es importante establecer el alcance y la lista de objetivos en una etapa temprana del ciclo de vida del proyecto. Donde el alcance debería responder preguntas como: objetivos, entregables, estándares y limitaciones.

5 Tener una reunión inicial del proyecto

En la reunión inicial se debe invitar a todas las partes interesadas del proyecto. Es responsabilidad del lider del proyecto el asegurar que todas las partes estén alineadas. Al reunir a todos y asegurar la misma sintonía desde el inicio del proyecto, será más fácil establecer un plan de comunicación de trabajo para el proyecto.

6 Establecer una comunicación clara y coherente

La comunicación regular es una de las mejores prácticas para los gestores de proyectos. Sea su equipo interno, las partes interesadas o sus clientes, la comunicación debe funcionar de ida y vuelta. De haber un problema en la comunicación, la confianza se verá afectada y por ende la colaboración se conviertirá en una tremenda escalada.

Para las comunicaciones internas, tratar de mantenerlas en un espacio centralizado. Esto limita la confusión de dónde ir para obtener información, entregar documentos u obtener actualizaciones sobre el progreso general. Por ejemplo, la mensajería instantánea (ej. WhatsApp) facilita crear esos espacios para los proyectos, puesto que agiliza la resolución de problemas y la toma de decisiones.

Por otro lado, para dar un sentido de camaradería, no hay sustituto para las comunicaciones cara a cara, aún si se realiza de manera virtual. Es recomendable establecer reuniones periódicas del proyecto para revisar el progreso, impulsar la transparencia y mejorar la rendición de cuentas.

7 Mantener un horario y cadencia

Se trata de cuidar al equipo como el que estos cumplan sus plazos. El objetivo es evitar sobrecargar la carga de trabajo sin dejar de hacer un progreso constante. Debe establecerse un cronograma realista y alcanzable, y que pueda completar el proyecto a tiempo.

Para lograrlo, deben responderse preguntas como: ¿Cuáles son los hitos por alcanzar? ¿Qué tareas? ¿Cuándo deben completarse cada una para evitar retrasos? Y hay que tener cuidado, no solo debemos mirar calendario. Debe tomarse en cuenta la disponibilidad, el presupuesto y los recursos requeridos.

Uno podría al inicio basarse en suposiciones, experiencias pasadas y estimaciones, y está bien. Pero conforme este andando el proyecto será posible obtener información real que nos será muy útil para una mejor toma de decisiones.

8 Planificar los contratiempos y tomar medidas correctivas

Una de las principales razones por las que los proyectos fracasan es por cambios inesperados. Incluso los proyectos mejor planificados inevitablemente tendrán algún problema. Podría ser un reajuste en los plazos, los presupuestos o la gestión de las tareas. Por ello, se necesita un plan para abordar los problemas directamente.

Una forma es mediante un seguimiento a las variaciones en el equipo. Esto ayudaría a entender por qué ocurren y evitarlo a futuro. Por ejemplo, el proyecto está por superar el presupuesto y será necesario revisar el alcance del proyecto. Algunos proyectos pueden tardar más de lo previsto, lo que significa que debería considerarse la reasignación de recursos o actualizar el cronograma. Por lo tanto, no tomar acciones tempranas y decisivas para abordar las variaciones son a menudo la razón por la cual los proyectos cambian demasiado y finalmente fracasan.

9 Supervisar de cerca el proyecto y detectar cambios en el alcance

Uno de los riesgos más comunes en la gestión de proyectos son los ajustes al alcance. Básicamente, la variación del alcance se produce cuando los requisitos o las tareas de un proyecto se modifican tanto que pone el proyecto en riesgo de no terminar en la fecha límite planificada o dentro del presupuesto determinado.

El proyecto puede tener límites claros al principio, pero suelen ajustarse una vez que se ingresa a la ejecución. Antes de que uno se de cuenta, el alcance del proyecto se ha ampliado. Por ello, es importante asegurarse que los clientes y las partes interesadas comprendan las implicaciones de realizar cambios. Y si el alcance debe cambiar, actualizar el plan y avisarle a todos.

10 Realizar un seguimiento de todo lo relacionado al proyecto

Para mantener un proyecto encaminado se necesita: seguimiento de los KPIs, gestionar las variaciones y la toma de medidas correctivas, garantizar la calidad, y finalmente gestionar el riesgo. Por lejos, esta sería una buena práctica que todos deberían seguir. De vigilar estos puntos, se podrán solucionar los problemas antes que se salgan de control.

11 Mantener actualizado los documentos del proyecto

Es necesario mantener actualizada la documentación del proyecto durante todo el tiempo de vida del mismo. Esto ahorrará mucho tiempo (por lo menos los documentos esenciales) y se notará sobretodo al cierre.

En particular, se sugiere mantener actualizados periodicamente lo siguiente: matriz RACI, riesgos y problemas, solicitudes de cambio, cronograma del proyecto, y los gastos del proyecto. De esa manera, cuando sea momento de cerrar el proyecto, solo se necesitará revisar esos documentos para asegurarse de que no tener problemas pendientes.

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