Buenas prácticas en la gestión de proyectos

Con justa razón un jefe de proyectos alberga cierto escepticismo cuando se le pregunta si espera que cada paso del plan del proyecto se complete a tiempo y dentro del presupuesto. Incluso si sigue todas las buenas prácticas esenciales de gestión de proyectos, todavía existe la posibilidad de que algo se desvíe. Los proyectos suelen ser difíciles de terminar según lo planificado, pero aún así esto forma parte del desafío.

Para evitar contratiempos en los proyectos se deben hacer muchas cosas bien. No pienses que cada proyecto está condenado al fracaso. Parte de lo que debes hacer es mantenerte actualizado y aprender del conocimiento generado por administrar mejor los proyectos. 

Por lo tanto, esperando ayudar a los gestores de proyectos, sean nuevos o experimentados, veremos a continuación una lista de las 11 mejores prácticas de gestión de proyectos que deben conocerse para tener éxito. No importa en que etapa está tu proyecto, identifica la que necesitas en este momento para lograr el éxito.

1 Construir el caso de negocio del proyecto

Cada proyecto comienza con una simple idea. Pero para pasar a la acción, el proyecto debe estar detallado y especificado antes de comenzar a solicitar recursos. Se debe pensar en los diversos requisitos, recursos, obstáculos potenciales y flujos de trabajo necesarios para cruzar la meta.

Sea tiempo, presupuesto o personas, los proyectos exigen de recursos. Teniendo presente los objetivos del negocio, así como las metas a largo y corto plazo, se comprenderá cómo el proyecto encaja en el panorama general.

Esto ayudará a descubrir si el equipo o la organización tiene los recursos disponibles para completarlo en primer lugar. No es la intención bloquear las nuevas ideas. El objetivo es prepararse para las numerosas preguntas que surgirán del proyecto que se quiere iniciar.

2 Desarrollar un resumen del proyecto

Es un documento breve y conciso que debe brindar una descripción general del proyecto y su alcance. Suele emplearse para obtener aprobaciones rápidamente y la aceptación de todos los involucrados. Sin embargo, debería revisarse a lo largo del proyecto para mantener a todos en la misma página. No es necesario que sea un documento largo y tedioso.

Como mínimo, debería incluir: el nombre del proyecto, la descripción, los objetivos, el alcance, los entregables, los hitos, las métricas de éxito, el presupuesto, el cronograma y los recursos.

3 Crear un plan del proyecto

Recordemos que un plan de proyecto no es lo mismo que un resumen del proyecto. El resumen debe ser breve, una mirada de alto nivel a lo que se desea lograr. Un plan de proyecto explica exactamente cómo se completará el proyecto. En cambio, el plan debe ser un esquema más detallado de cómo se administrará el proyecto, el proceso para el equipo cumpla los objetivos y cómo llegarán a la meta.

Como mínimo, debería incluir: alcance y misión, planificación, presupuesto, equipo de trabajo, evaluación de riesgos y escalamiento, y el control de cambios.

Un plan involucra muchos factores móviles, pero respetar las cargas de trabajo del equipo será esencial al planificar. Una vez finalizado el plan, uno debe asegurarse de contar con las herramientas adecuadas para identificar los cuellos de botella, gestionar las cargas de trabajo y monitorear el progreso.

4 Establecer el alcance y los objetivos del proyecto

Es fundamental establecer el alcance y los objetivos de un proyecto. Es mas, es conveniente obtener la aprobación de todos los involucrados. También es importante establecer el alcance y la lista de objetivos en una etapa temprana del ciclo de vida del proyecto. Donde el alcance debería responder preguntas como: objetivos, entregables, estándares y limitaciones.

5 Tener una reunión inicial del proyecto

En la reunión inicial se debe invitar a todas las partes interesadas del proyecto. Es responsabilidad del lider del proyecto el asegurar que todas las partes estén alineadas. Al reunir a todos y asegurar la misma sintonía desde el inicio del proyecto, será más fácil establecer un plan de comunicación de trabajo para el proyecto.

6 Establecer una comunicación clara y coherente

La comunicación regular es una de las mejores prácticas para los gestores de proyectos. Sea su equipo interno, las partes interesadas o sus clientes, la comunicación debe funcionar de ida y vuelta. De haber un problema en la comunicación, la confianza se verá afectada y por ende la colaboración se conviertirá en una tremenda escalada.

Para las comunicaciones internas, tratar de mantenerlas en un espacio centralizado. Esto limita la confusión de dónde ir para obtener información, entregar documentos u obtener actualizaciones sobre el progreso general. Por ejemplo, la mensajería instantánea (ej. WhatsApp) facilita crear esos espacios para los proyectos, puesto que agiliza la resolución de problemas y la toma de decisiones.

Por otro lado, para dar un sentido de camaradería, no hay sustituto para las comunicaciones cara a cara, aún si se realiza de manera virtual. Es recomendable establecer reuniones periódicas del proyecto para revisar el progreso, impulsar la transparencia y mejorar la rendición de cuentas.

7 Mantener un horario y cadencia

Se trata de cuidar al equipo como el que estos cumplan sus plazos. El objetivo es evitar sobrecargar la carga de trabajo sin dejar de hacer un progreso constante. Debe establecerse un cronograma realista y alcanzable, y que pueda completar el proyecto a tiempo.

Para lograrlo, deben responderse preguntas como: ¿Cuáles son los hitos por alcanzar? ¿Qué tareas? ¿Cuándo deben completarse cada una para evitar retrasos? Y hay que tener cuidado, no solo debemos mirar calendario. Debe tomarse en cuenta la disponibilidad, el presupuesto y los recursos requeridos.

Uno podría al inicio basarse en suposiciones, experiencias pasadas y estimaciones, y está bien. Pero conforme este andando el proyecto será posible obtener información real que nos será muy útil para una mejor toma de decisiones.

8 Planificar los contratiempos y tomar medidas correctivas

Una de las principales razones por las que los proyectos fracasan es por cambios inesperados. Incluso los proyectos mejor planificados inevitablemente tendrán algún problema. Podría ser un reajuste en los plazos, los presupuestos o la gestión de las tareas. Por ello, se necesita un plan para abordar los problemas directamente.

Una forma es mediante un seguimiento a las variaciones en el equipo. Esto ayudaría a entender por qué ocurren y evitarlo a futuro. Por ejemplo, el proyecto está por superar el presupuesto y será necesario revisar el alcance del proyecto. Algunos proyectos pueden tardar más de lo previsto, lo que significa que debería considerarse la reasignación de recursos o actualizar el cronograma. Por lo tanto, no tomar acciones tempranas y decisivas para abordar las variaciones son a menudo la razón por la cual los proyectos cambian demasiado y finalmente fracasan.

9 Supervisar de cerca el proyecto y detectar cambios en el alcance

Uno de los riesgos más comunes en la gestión de proyectos son los ajustes al alcance. Básicamente, la variación del alcance se produce cuando los requisitos o las tareas de un proyecto se modifican tanto que pone el proyecto en riesgo de no terminar en la fecha límite planificada o dentro del presupuesto determinado.

El proyecto puede tener límites claros al principio, pero suelen ajustarse una vez que se ingresa a la ejecución. Antes de que uno se de cuenta, el alcance del proyecto se ha ampliado. Por ello, es importante asegurarse que los clientes y las partes interesadas comprendan las implicaciones de realizar cambios. Y si el alcance debe cambiar, actualizar el plan y avisarle a todos.

10 Realizar un seguimiento de todo lo relacionado al proyecto

Para mantener un proyecto encaminado se necesita: seguimiento de los KPIs, gestionar las variaciones y la toma de medidas correctivas, garantizar la calidad, y finalmente gestionar el riesgo. Por lejos, esta sería una buena práctica que todos deberían seguir. De vigilar estos puntos, se podrán solucionar los problemas antes que se salgan de control.

11 Mantener actualizado los documentos del proyecto

Es necesario mantener actualizada la documentación del proyecto durante todo el tiempo de vida del mismo. Esto ahorrará mucho tiempo (por lo menos los documentos esenciales) y se notará sobretodo al cierre.

En particular, se sugiere mantener actualizados periodicamente lo siguiente: matriz RACI, riesgos y problemas, solicitudes de cambio, cronograma del proyecto, y los gastos del proyecto. De esa manera, cuando sea momento de cerrar el proyecto, solo se necesitará revisar esos documentos para asegurarse de que no tener problemas pendientes.

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¿Gestión de proyectos ágil o en cascada?

Una pregunta interesante y que en algunas oportunidades suele ser motivo de discusión: ¿qué metodología de gestión de proyectos es la mejor? La respuesta corta sería: dependerá del proyecto. Por ejemplo, para construir una edificio no sería viable la metodología ágil, puesto que si o si deben construirse primeros los cimientos, y luego piso por piso.

Sin embargo, debido a la popularidad de la gestión de proyectos ágiles, cada vez más organizaciones emplean la metodología ágil más allá de algunos equipos y proyectos individuales, aplicandola incluso a proyectos mucho más grandes y complejos. La metodología ágil se ha extendido incluso más allá de los equipos de desarrollo, y ahora la utilizan no solo los equipos de TI, sino también en marketing, recursos humanos, entre otros.

Por lo tanto, una de las primeras decisiones a la que nos enfrentamos cuando comenzamos a enfocar un proyecto es elegir la metodología más adecuada para el mismo. Generalmente no es una decisión sencilla, siendo necesario evaluar los requerimientos del proyecto antes de elegir la más apropiada. Entonces, pasemos a aclarar los conceptos, el alcance, así como las ventajas e inconvenientes de ambas metodologías de gestión de proyectos.

¿Qué es la gestión ágil de proyectos?

La gestión de proyectos ágil es un método iterativo de llevar a cabo proyectos que se basan en realizar publicaciones de forma continua y en integrar el feedback de los clientes. Por tanto, la posibilidad de hacer ajustes durante cada iteración fomenta la velocidad y la adaptabilidad. Este modelo es distinto al de gestión de proyectos lineal o en cascada, que sigue una ruta establecida con desviación limitada.

Los clientes y las empresas actualmente necesitan respuestas y cambios rápidos, por ello la metodología ágil proporciona la flexibilidad para hacer ajustes e iterar durante el proceso de desarrollo. Es aplicable a múltiples ámbitos en una empresa. Particularmente, en tecnología es un pilar de las prácticas de DevOps, en las que los equipos de desarrollo y los de operaciones trabajan en colaboración.

¿Qué es la gestión de proyectos en cascada?

El modelo de gestión de proyectos en cascada implica una secuencia de ejecuciones claramente definida. Son proyectos que no pasan a otra fase sino hasta que la anterior recibe la aprobación final. Una vez finalizada una fase, puede ser difícil y costoso revisar una etapa anterior. Los equipos ágiles pueden seguir una secuencia similar, pero lo hacen en incrementos más pequeños con ciclos de feedback regulares.

El modelo de gestión de proyectos en cascada sigue un enfoque lineal y secuencial. Funciona bien para trabajos que implican procesos predecibles y recurrentes, pero puede dejar a los equipos en mala posición ante los imprevistos y sin la posibilidad de adaptarse más rápido que la competencia.

Cualquier incumplimiento de plazos o cambio en el alcance durante un proyecto en cascada puede tener un gran impacto en las versiones posteriores. Además, puede resultar difícil resolver la deuda técnica o corregir errores si el equipo tiene que centrarse en desarrollar funciones nuevas y avanzar por las distintas etapas del proyecto. Por lo general, los equipos que utilizan el modelo en cascada intentan controlar los cambios al alcance mediante el Control de Cambios.

Ventajas de la gestión de proyectos en cascada

• Requiere menos coordinación debido a que los procesos son secuenciales, con fases claramente definidas.
• Tener claramente definidas las fases del proyecto ayuda a definir con precisión las dependencias del trabajo.
• El costo del proyecto se puede estimar una vez definidos los requisitos.
• Permite centrarse mejor en la documentación de diseños y requisitos.
• La fase de diseño es más metódica y estructurada, antes de escribir cualquier software.

Inconvenientes de la gestión de proyectos en cascada

• Es más difícil dividir y compartir el trabajo debido a que las secuencias de fases son más estrictas y los equipos están más especializados.
• Hay riesgo de pérdida de tiempo debido a retrasos y contratiempos durante las transiciones de fase a fase.
• Supone tener en cuenta requisitos de contratación adicionales para configurar equipos de fase especializados, mientras que la metodología ágil fomenta equipos más multifuncionales.
• Mayor sobrecarga en la comunicación, durante la entrega entre transiciones de fase.
• Es posible que la propiedad y la implicación en el producto no sean tan sólidas como las que ofrece la metodología ágil, ya que la atención se centra en la fase actual.

Ventajas de la gestión de proyectos ágil

• Ciclos de feedback más rápidos.
• Los problemas se identifican más temprano.
• Mayor potencial de satisfacción del cliente.
• El tiempo de salida al mercado mejora drásticamente.
• Mayor visibilidad y responsabilidad.
• Los equipos dedicados mejoran la productividad con el tiempo.
• Priorización flexible centrada en la entrega de valor.

Inconvenientes de la gestión de proyectos ágil

• Es posible que las dependencias críticas entre proyectos y rutas no estén tan claramente definidas como con el modelo en cascada.
• Coste extra de la curva de aprendizaje organizativa.
• Implementar una ejecución verdaderamente ágil con una canalización de implementación continua supone muchas dependencias técnicas y costes de ingeniería.

Entonces, ¿cuál elegir?

Decidir la metodología más adecuada para cada caso no es una decisión sencilla, cada proyecto, por sus características intrínsecas, requiere distintas formas de gestión. Es conveniente evaluar el proyecto con detenimiento, así como las circunstancias que lo rodean y el entorno.

La gestión ágil de proyectos es un modelo innovador para todo tipo de proyectos, no solo los de software. Al proporcionar la flexibilidad para responder a los cambios durante el ciclo de vida del desarrollo, la metodología ágil permite a los equipos lanzar productos de mayor calidad que satisfagan las necesidades de los clientes. Además, motiva a los equipos; fomenta la responsabilidad, la innovación y la mejora continua; y permite responder a los cambios sin desbordarse. Y eso le viene muy bien a cualquier proyecto.

Por otro lado, en algunas oportunidades implementar íntegramente una metodología, sea en cascada o ágil, es bastante complejo. Por ello, dependiendo del tipo de proyecto, una alternativa sería un enfoque híbrido. Es decir, el empleo de Scrum para suavizar un poco la curva de adaptación al mismo, sin perder la capacidad de introspección, transparencia e iteración de las metodologías ágiles, a la vez que introduce ciertas características de metodologías más tradicionales. Esto permite que en entornos que tienen escasa formación en enfoques ágiles, los equipos de trabajo y el cliente se sientan más cómodos.

A manera de resumen, estos serían los factores a considerar según la metodología a emplear:

En conclusión, se debe asegurar un tiempo prudente para considerar el mejor camino a seguir antes de empezar. Deben conocerse no solo los objetivos del proyecto, sino también determinar las variables, las dependencias y las actividades que son cruciales. Identificar las métricas y los factores de éxito más críticos, ayudarán a revisar cada enfoque y encontrar la mejor combinación. De ser posible, involucrar al equipo en el proceso de toma de decisiones y evaluar la familiaridad y la experiencia con diferentes enfoques. Finalmente, sea cual sea la elección que se haga, mantenerse firmes, puesto que cambiar a la mitad de cualquier proyecto, rara vez termina bien.

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¿La Consultoría es adecuada para ti?

Como resultado de un par de reuniones que tuve la semana pasada, me pareció apropiado aclarar algunas ideas sobre el trabajo de Consultoría, las actividades asociadas al rol y cual sería el perfil esperado de un Consultor.

Que es la Consultoría

Es un servicio de asesoría especializada e independiente, al que diversas empresas de diferentes sectores recurren para encontrar soluciones a un problema o una necesidad de negocio. Esto se sustenta en la innovación, la experiencia, el conocimiento, las habilidades profesionales, los métodos y las herramientas.

Los cambios son una constante, sea por el entorno, las economías, los gobiernos, la competencia, las tecnologías, así como los negocios. Los cambios también generan nuevas oportunidades, pero también riesgos difíciles de predecir. Por tanto, las empresas deben estar preparadas y adoptar medidas que les permitan anticiparse y aprovechar las oportunidades. Mediante el servicio de Consultoría se ayuda los clientes a alcanzar sus objetivos, comprendiendo sus necesidades y proporcionando soluciones prácticas y efectivas, trabajando colaborativamente.

Como consultor, es posible ofrecer respuestas efectivas a complejos problemas de negocio. En ese sentido, se proporcionarán enfoques innovadores y exitosos en las diferentes interacciones con los clientes. Adicionalmente, permite reforzar e incrementar nuestras propias experiencias y conocimientos a través de la formación y la acción en proyectos e iniciativas.

Que actividades se realizarán 

Es bastante común, cuando uno recién inicia, trabajar con otros Consultores de mayor experiencia, aprendiendo de cada iniciativa y formación, participando en proyectos con una amplia variedad de clientes y dependiendo de la especialización. Sin embargo, a medida que los conocimientos y las habilidades se desarrollan, también lo hará la interacción y las propuestas de solución a los clientes. Para lograrlo, se requiere invertir en investigación, análisis y diseño de propuestas de valor, gestionando proyectos y sobre todo entregando resultados de calidad. La ubicación física podría ser remota, en tu oficina o en la de los clientes, siempre dependiendo del tipo de trabajo.

Perfil del Consultor

Aunque apasionante, la Consultoría requiere gran dedicación. Se deben poseer habilidades técnicas, pero también habilidades blandas, ya que se interactúa con una amplia gama de clientes, proporcionando distintos servicios en diversas empresas, integrándose en equipos con personas de diversos niveles y con alto grado de conocimientos. A manera de resumen, un consultor debe ser creativo, innovador, asertivo, investigador, analítico, pragmático, flexible, comunicativo, con gran capacidad para trabajar bajo presión y aprendizaje permanente. Entonces ¿la Consultoría es adecuada para ti?

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